500 privékilometers? Dit vertellen de meeste leveranciers u niet.

Wanneer een medewerker een 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvraagt, hoor ik vaak dezelfde uitleg.

"U mag maximaal 500 kilometer privé per jaar rijden. Ons systeem houdt dat voor u bij."

En daar houdt het verhaal meestal op.

Jammer, want juist de praktijk laat zien dat er veel meer bij komt kijken.

In de afgelopen 18 jaar ben ik situaties tegengekomen waar vrijwel nooit over wordt gesproken. Ik wil er twee met u delen.

Praktijkvoorbeeld 1: "Ik spaar mijn privékilometers wel op."

Een medewerker rijdt een auto van de zaak zonder bijtelling. Hij heeft een geldige verklaring en besluit in de eerste maanden van het jaar vrijwel al zijn privékilometers te rijden.

Na drie maanden staat de teller op 480 privékilometers.

Op papier lijkt er niets aan de hand. Er mogen immers maximaal 500 privékilometers per kalenderjaar worden gereden.

Maar dan gebeurt er iets onverwachts.

De auto raakt total loss of wordt zwaar beschadigd. De werkgever besluit geen nieuwe auto van de zaak beschikbaar te stellen. Vanaf dat moment stopt ook de rittenregistratie.

Veel mensen denken dan dat het dossier is afgesloten.

Dat is een misverstand.

Tijdens een controle kijkt de Belastingdienst of u aannemelijk kunt maken dat u over het gehele kalenderjaar onder de grens van 500 privékilometers bent gebleven. Als de rittenregistratie voortijdig stopt en er geen gegevens meer beschikbaar zijn voor de rest van het jaar, kan de inspecteur tot de conclusie komen dat dit niet meer kan worden aangetoond. Vervolgens kan een schatting worden gemaakt op basis van de beschikbare gegevens.

Mijn advies is daarom eenvoudig.

Gebruik de volledige 500 kilometer niet al in de eerste maanden van het jaar.

Spreid uw privékilometers zoveel mogelijk over het jaar. Denk bijvoorbeeld aan gemiddeld ongeveer 10 kilometer per week. Mocht zich een onverwachte situatie voordoen, dan staat u tijdens een controle veel sterker.

Praktijkvoorbeeld 2: De eindcorrectie waar bijna niemand over praat

Een ander punt dat ik regelmatig tegenkwam, is de jaarlijkse kilometercorrectie.

Veel ritregistratiesystemen registreren de gereden kilometers via GPS. De kilometerteller van de auto blijft echter leidend.

Aan het einde van het jaar wordt daarom gecontroleerd of de geregistreerde kilometers aansluiten op de werkelijke kilometerstand van het voertuig. Zit daar een verschil in, dan moet dit worden gecorrigeerd.

In systemen die werken volgens het normenkader of het Keurmerk RitRegistratieSystemen (KRRS) wordt dit verschil verdeeld over de zakelijke en privékilometers volgens de daarvoor geldende regels.

Stel dat een bestuurder gedurende het jaar 485 privékilometers heeft geregistreerd.

Na de verplichte eindcorrectie worden nog enkele privékilometers toegevoegd.

De uitkomst kan dan zomaar boven de 500 kilometer uitkomen.

Dat betekent dat de medewerker alsnog de grens overschrijdt en er met terugwerkende kracht bijtelling verschuldigd kan zijn.

In de praktijk zie ik dat werkgevers zich hier lang niet altijd van bewust zijn. Toch hebben zij een belangrijke verantwoordelijkheid om hierop toe te zien en, als dat nodig is, de loonadministratie tijdig aan te passen.

Mijn advies

Een rittenregistratie is geen systeem dat u één keer installeert en daarna kunt vergeten.

Controleer gedurende het jaar regelmatig hoeveel privékilometers zijn gereden.

Wacht niet tot december.

Juist aan het einde van het jaar kunnen kleine correcties grote fiscale gevolgen hebben.

Tot slot

De 500-kilometergrens lijkt eenvoudig.

In de praktijk blijkt dat de meeste risico's niet ontstaan doordat iemand bewust te veel privé rijdt, maar doordat onvoldoende rekening wordt gehouden met situaties waar vooraf niemand aan denkt.

Een goede rittenregistratie is daarom meer dan alleen het registreren van ritten. Het is ook begrijpen welke fiscale gevolgen bepaalde gebeurtenissen kunnen hebben.

Over de auteur

Over de auteur

John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. In zijn loopbaan heeft hij honderden organisaties geadviseerd over ritregistratiesystemen, de inrichting van processen en de fiscale risico's die daarbij komen kijken.

In de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen, aandachtspunten en inzichten om werkgevers en wagenparkbeheerders bewust te maken van onderwerpen die tijdens een fiscale controle van belang kunnen zijn.