De afkoopregeling van €300 per bestelauto: een praktijkvoorbeeld waar het volledig misging.
Tijdens mijn jaren in de verkoop van ritregistratiesystemen heb ik de meest uiteenlopende verhalen gehoord. Eén onderwerp kwam regelmatig terug: de afkoopregeling voor bestelauto's, ook wel de eindheffingsregeling genoemd.
Sommige werkgevers zien deze regeling als dé oplossing om van alle administratieve verplichtingen af te zijn.
"We hebben 32 bestelauto's. We willen geen kilometerregistratie, geen administratie en geen discussie. We willen gewoon ons werk doen. We betalen €300 per bestelauto per jaar en dan zijn we klaar."
Dat klinkt eenvoudig.
Maar in de praktijk blijkt dat deze regeling regelmatig verkeerd wordt toegepast.
De situatie
Tijdens een gesprek vertelde een werkgever mij dat hij voor al zijn bestelauto's gebruikmaakte van de afkoopregeling.
Zijn gedachte was eenvoudig:
-
geen kilometerregistratie meer;
-
geen administratieve rompslomp;
-
medewerkers hoeven zich geen zorgen te maken over privégebruik;
-
de werkgever betaalt de eindheffing en daarmee is alles geregeld.
Op papier leek dat logisch.
Maar toen ik verder doorvroeg, kwamen er een aantal zaken naar voren die niet pasten binnen de bedoeling van deze regeling.
De eerste fout
De werkgever vertelde dat hij de €300 eindheffing doorberekende aan zijn medewerkers.
Dat is niet de bedoeling.
De eindheffing is een werkgeversheffing per bestelauto en mag niet worden verhaald op de werknemer.
De tweede fout
Tijdens het gesprek bleek iets veel belangrijkers.
Het bedrijf beschikte over 32 bestelauto's en ongeveer 32 medewerkers.
In de praktijk reed vrijwel iedere medewerker dagelijks met dezelfde bestelauto.
De bestelauto ging iedere avond mee naar huis, stond voor de woning van de medewerker en werd de volgende ochtend weer gebruikt.
Met andere woorden: iedere medewerker had feitelijk zijn eigen bestelauto.
In sommige gevallen werd de bestelauto zelfs gebruikt tijdens vakanties of andere privéactiviteiten.
Maar daar is de regeling niet voor bedoeld
De afkoopregeling is juist bedoeld voor situaties waarin bestelauto's doorlopend afwisselend door verschillende medewerkers worden gebruikt.
Denk bijvoorbeeld aan een installatiebedrijf, bouwbedrijf of storingsdienst waar medewerkers 's morgens een beschikbare sleutel pakken en met de eerste vrije bestelauto vertrekken.
Er is geen vaste toewijzing van voertuigen.
Er is geen "eigen" bestelauto.
De voertuigen wisselen voortdurend van bestuurder.
Juist omdat in zo'n situatie nauwelijks is vast te stellen wie wanneer eventueel privé heeft gereden, biedt de wet de mogelijkheid om de eindheffing toe te passen.
Dat is iets heel anders dan een situatie waarin iedere medewerker feitelijk permanent over dezelfde bestelauto beschikt.
Een lastig gesprek
Als accountmanager was dit geen eenvoudig gesprek.
De werkgever was ervan overtuigd dat hij de regeling correct toepaste.
Ik had niet het gevoel dat hij bewust de regels wilde overtreden. Hij dacht oprecht dat de afkoopregeling bedoeld was om alle administratieve verplichtingen af te kopen.
Toch heb ik uitgelegd dat de praktijk binnen zijn bedrijf niet aansloot bij de voorwaarden van de regeling.
Dat maakte het risico aanzienlijk, zowel voor de werkgever als voor de medewerkers.
Twee jaar later...
Ongeveer twee jaar later werd ik opnieuw door deze werkgever gebeld.
Inmiddels had hij een fiscalist naar de situatie laten kijken.
De conclusie was dezelfde als tijdens ons eerdere gesprek.
De afkoopregeling werd binnen het bedrijf niet toegepast zoals deze bedoeld is. Het structureel toewijzen van een vaste bestelauto aan een medewerker en het dagelijks mee naar huis nemen daarvan past niet bij het uitgangspunt van doorlopend afwisselend gebruik.
Mijn advies
De afkoopregeling kan een uitstekende oplossing zijn.
Maar alleen wanneer deze wordt toegepast in de situaties waarvoor zij bedoeld is.
Gebruik de regeling niet omdat kilometerregistratie als lastig wordt ervaren of omdat het administratief eenvoudiger lijkt.
Beoordeel eerst of daadwerkelijk sprake is van doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto's.
Juist daar zie ik in de praktijk regelmatig misverstanden ontstaan.
Een goede beoordeling vooraf voorkomt veel discussie tijdens een controle achteraf.
Tot slot
De afkoopregeling is geen manier om "van de administratie af te zijn". Het is een fiscale regeling die uitsluitend bedoeld is voor specifieke situaties waarin doorlopend afwisselend gebruik van bestelauto's plaats vindt.
Mijn advies is daarom altijd om niet alleen te beoordelen óf de regeling kan worden toegepast, maar ook hoe dit binnen de organisatie is geregeld. Denk aan duidelijke interne afspraken, sleutelbeheer, de manier waarop voertuigen worden toegewezen en de onderbouwing waarom voor de afkoopregeling is gekozen.
Juist deze organisatorische vastlegging sluit aan bij het Normenkader Fiscale Kilometerregistratie. Een goede onderbouwing vooraf voorkomt vaak discussies tijdens een controle achteraf.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. In zijn loopbaan heeft hij honderden organisaties geadviseerd over ritregistratiesystemen, de inrichting van processen en de fiscale risico's die daarbij komen kijken.
In de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen, aandachtspunten en inzichten om werkgevers en wagenparkbeheerders bewust te maken van onderwerpen die tijdens een fiscale controle van belang kunnen zijn.