Auto van de zaak: wanneer is een rit privé?
In de praktijk merk ik dat er regelmatig onduidelijkheid bestaat over de vraag:
Wanneer is een rit met de auto van de zaak een zakelijke rit en wanneer wordt deze gezien als privégebruik?
Veel werknemers kijken vanuit hun eigen dagelijkse situatie:
- "Ik slaap daar regelmatig."
- "Ik ben daar vaak."
- "Het is op mijn route."
- "Het scheelt kilometers."
Maar de fiscale beoordeling kijkt niet alleen naar afstand of gemak.
De belangrijkste vraag is:
Wat is het doel van de rit?
Een bezoek aan familie met de bedrijfsauto
Een voorbeeld uit de praktijk:
Een jonge werknemer woont bij zijn moeder. Zijn ouders zijn gescheiden en eens in de twee weken verblijft hij bij zijn vader.
De werknemer neemt de bedrijfsbus mee en rijdt vanaf het werk naar zijn vader.
Vanuit de werknemer gezien voelt dit misschien logisch:
"Ik ben daar regelmatig, dus waarom zou dit geen normale rit zijn?"
Fiscaal ligt dit anders.
De rit heeft namelijk geen zakelijk doel. Het doel van de rit is een privébezoek aan een familielid.
Daarmee heeft de rit een privékarakter.
Het feit dat iemand regelmatig op een ander adres verblijft, betekent niet automatisch dat dit adres als woonadres voor de fiscale rittenregistratie mag worden gebruikt.
Praktische oplossing
In zo'n situatie kan het verstandig zijn om het privégebruik van de bedrijfsauto te voorkomen.
Een mogelijke oplossing is bijvoorbeeld:
- de bedrijfsbus op de zaak laten staan;
- de werknemer laten meerijden met een collega;
- vervoer op een andere manier organiseren.
Het belangrijkste is dat de rittenregistratie overeenkomt met de werkelijkheid.
Ook een verblijf bij een partner kan een valkuil zijn
Een vergelijkbare situatie zie je bij werknemers die regelmatig bij hun partner verblijven.
Een werknemer woont officieel op adres A, maar slaapt bijvoorbeeld meerdere nachten per week bij zijn of haar vriendin.
Vervolgens worden ritten:
- van werk naar de vriendin;
- van de vriendin naar werk;
als zakelijk geregistreerd.
Ook hier ontstaat vaak een misverstand.
De gedachte is:
"Ik ben daar vaak, dus dit is toch mijn verblijfplaats?"
Maar ook hier geldt:
De vraag is niet alleen waar iemand slaapt, maar vooral:
Waarom wordt deze rit gemaakt?
Een bezoek aan een partner heeft in de basis een privékarakter.
De praktijkles voor werkgevers
Deze voorbeelden laten zien dat fouten in rittenregistraties vaak niet ontstaan door onwil.
Werknemers maken een praktische inschatting:
"Dit voelt logisch."
Maar fiscale regels kijken anders naar de situatie.
Daarom is het belangrijk dat werkgevers medewerkers vooraf duidelijk informeren over:
- wat als privérit wordt gezien;
- hoe om te gaan met afwijkende verblijfplaatsen;
- waarom een juiste rittenregistratie belangrijk is.
Een rittenregistratiesysteem registreert, maar beoordeelt niet
Een modern ritregistratiesysteem kan veel gegevens vastleggen.
Maar een systeem weet niet automatisch:
- waarom iemand ergens naartoe rijdt;
- of een bezoek privé of zakelijk is;
- of een afwijkend verblijf fiscaal relevant is.
De verantwoordelijkheid blijft liggen bij de gebruiker en de organisatie.
Mijn advies
Bij twijfel is het verstandig om niet uit te gaan van:
"Ik ben daar regelmatig, dus het zal wel zakelijk zijn."
Maar stel eerst de vraag:
"Wat is het doel van deze rit?"
Juist bij persoonlijke situaties ontstaan in de praktijk de meeste fouten in een rittenregistratie.
Ritmeester Consultancy
Kennisplatform fiscale mobiliteit | Auto van de zaak | Rittenregistratie | Fiscale compliance