Een blackbox ingebouwd? Dan begint de uitdaging pas: bestuurdersidentificatie

Veel organisaties denken dat het plaatsen van een ritregistratiesysteem de oplossing is.

De blackbox wordt ingebouwd, de software wordt geactiveerd en vanaf dat moment worden alle ritten automatisch geregistreerd.

Op papier klinkt dat eenvoudig.

Maar in de praktijk begint het echte werk daarna pas.

Een ritregistratiesysteem kan namelijk uitstekend registreren waar een voertuig rijdt, wanneer een rit plaatsvindt en hoeveel kilometers er worden gereden. Maar één vraag blijft essentieel:

Wie bestuurde het voertuig op dat moment?

Bestuurdersidentificatie is geen detail

De meeste professionele ritregistratiesystemen hebben hiervoor een oplossing. Een bestuurder meldt zich bijvoorbeeld aan met een RFID-tag, een pasje, een sleutel of een persoonlijke code.

De koppeling is duidelijk:

De rit wordt geregistreerd en gekoppeld aan de persoon die zich heeft aangemeld.

Ook het Normenkader RitRegistratieSystemen besteedt hier nadrukkelijk aandacht aan. Wanneer een voertuig door meerdere bestuurders wordt gebruikt, moet de identiteit van de bestuurder per rit worden vastgelegd. Dit is een belangrijk onderdeel om een fiscale rittenregistratie betrouwbaar en controleerbaar te maken.

De praktijk: daar gaat het vaak mis

Bij de start van een nieuw systeem gaat het meestal goed.

De werkgever, HR-afdeling of wagenparkbeheerder controleert de eerste maanden of alles correct verloopt. Medewerkers krijgen uitleg en iedereen weet hoe het systeem gebruikt moet worden.

Maar na verloop van tijd ontstaan de bekende problemen.

Een medewerker vergeet zijn tag.
Een pasje blijft in het voertuig liggen.
Een collega gebruikt tijdelijk de code van iemand anders.
Of iemand denkt: "Dat komt later wel goed."

En juist daar ontstaat het risico.

Een rit op de verkeerde naam geeft problemen

Stel:

Een medewerker rijdt een voertuig, maar de RFID-tag van een collega zit nog in de bus.

De rit wordt automatisch geregistreerd op naam van de collega.

Op papier lijkt alles correct. Het systeem heeft immers een bestuurder geregistreerd.

Maar de werkelijkheid klopt niet meer met de administratie.

Dit kan vervelende gevolgen hebben.

Denk bijvoorbeeld aan een verkeersboete die bij de verkeerde persoon terechtkomt. Of privékilometers die op naam van iemand anders worden geregistreerd.

Achteraf corrigeren lijkt eenvoudig, maar in de praktijk kan dit een enorme administratieve klus worden.

HR, de werkgever en de medewerker moeten dan gaan uitzoeken:

• wie heeft daadwerkelijk gereden?
• wanneer is de fout ontstaan?
• welke ritten moeten worden aangepast?
• welke gevolgen heeft dit fiscaal?

Daarmee verdwijnt juist een deel van het voordeel waarvoor het systeem ooit is aangeschaft.

Automatisering werkt alleen met goed gebruik

Een ritregistratiesysteem is een hulpmiddel.

Het neemt de verantwoordelijkheid niet volledig over.

Een werkgever moet niet alleen kijken naar de aanschaf van een systeem, maar ook naar de processen eromheen:

• Hoe melden bestuurders zich aan?
• Wat gebeurt er bij verlies van een tag?
• Hoe controleer je of ritten op de juiste naam staan?
• Weten medewerkers welke gevolgen verkeerd gebruik kan hebben?

Een goede instructie aan medewerkers is daarom geen overbodige luxe.

Mijn advies

Bij de aanschaf van een ritregistratiesysteem wordt vaak gekeken naar techniek, mogelijkheden en kosten.

Maar minstens zo belangrijk is de vraag:

Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers het systeem iedere dag op de juiste manier gebruiken?

Want een automatisch systeem werkt alleen betrouwbaar als de informatie die erin komt ook klopt.

Een blackbox registreert de rit.

Maar de bestuurder maakt het systeem fiscaal betrouwbaar.

---

Over de auteur

John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. In zijn loopbaan heeft hij honderden organisaties geadviseerd over ritregistratiesystemen, de inrichting van processen en de fiscale risico's die daarbij komen kijken.

In de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen, aandachtspunten en inzichten om werkgevers en wagenparkbeheerders bewust te maken van onderwerpen die tijdens een fiscale controle van belang kunnen zijn.