Een werkgever wilde een medewerker helpen… maar maakte de situatie juist ingewikkelder
Tijdens mijn loopbaan als accountmanager bezocht ik klanten niet alleen om een systeem te installeren of een vraag te beantwoorden. Ik vond aftersales minstens zo belangrijk.
Minimaal één keer per kwartaal bezocht ik mijn klanten opnieuw. Niet om iets te verkopen, maar om samen te bekijken of alles nog goed functioneerde en of er zich in de praktijk nieuwe situaties hadden voorgedaan.
Juist tijdens zo'n bezoek deed zich een situatie voor die mij altijd is bijgebleven.
Een persoonlijke situatie met grote fiscale gevolgen
Bij een MKB-bedrijf vertelde de werkgever mij dat één van zijn medewerkers enkele maanden daarvoor was gescheiden.
Zoals zo vaak bij een scheiding kwamen daar veel financiële zorgen bij kijken.
De medewerker reed in een leaseauto waarvoor hij keurig de fiscale bijtelling betaalde.
Om hem financieel tegemoet te komen bedacht de werkgever een oplossing.
De medewerker leverde de leaseauto iedere avond weer in op de zaak.
Hij fietste voortaan van huis naar het werk, pakte daar de leaseauto om zijn werkzaamheden uit te voeren en zette deze aan het einde van de werkdag weer terug op het bedrijfsterrein.
Daarna ging hij weer op de fiets naar huis.
Volgens de werkgever was er vanaf dat moment immers geen sprake meer van privégebruik.
De bijtelling werd daarom stopgezet.
Op papier leek dat een mooie oplossing.
Maar fiscaal werkte het helaas niet zo.
Goede bedoelingen zijn niet altijd voldoende
Nadat ik het hele verhaal had aangehoord, heb ik uitgelegd dat de Belastingdienst hier anders naar kijkt.
Ik legde de werkgever uit dat de auto gedurende dat kalenderjaar al aan deze werknemer ter beschikking was gesteld.
Daarnaast was gedurende de eerste maanden van het jaar al sprake geweest van privégebruik waarvoor bijtelling werd toegepast.
Achteraf is vervolgens niet meer objectief vast te stellen hoeveel privékilometers gedurende dat jaar daadwerkelijk zijn gereden.
Juist daarom kun je een lopende situatie met bijtelling niet zomaar halverwege het kalenderjaar omzetten naar een situatie zonder bijtelling.
Dat was geen prettig gesprek.
De werkgever wilde zijn medewerker oprecht helpen.
Maar goede bedoelingen veranderen de fiscale regels niet.
Dan maar samen de Belastingdienst bellen
Zoals ik vaker deed wanneer er twijfel bestond, stelde ik voor om direct de Belastingdienst te bellen.
Op de luidspreker.
Met mijn eigen BSN-nummer.
Ik legde de situatie precies uit zoals deze zich in de praktijk voordeed.
De medewerker van de Belastingdienst had alle begrip voor de persoonlijke omstandigheden.
Maar het antwoord was helder.
De auto was gedurende het kalenderjaar aan deze werknemer ter beschikking gesteld.
Onder deze omstandigheden kon de werkgever de bijtelling niet tussentijds beëindigen op de manier waarop hij dat had gedaan.
Daarmee werd bevestigd wat ik de werkgever eerder al had uitgelegd.
De goedbedoelde oplossing veroorzaakte juist een nieuw probleem
Omdat de werkgever de loonadministratie al had aangepast, bleek achteraf dat gedurende twee maanden te weinig fiscale bijtelling was ingehouden.
Dat moest alsnog worden gecorrigeerd.
De medewerker werd daardoor niet geholpen.
Integendeel.
Naast alle privéproblemen kreeg hij ook nog te maken met een correctie in zijn loonadministratie.
Soms is één telefoontje voldoende
Wat mij tijdens mijn loopbaan steeds opnieuw opviel, is dat discussies vaak ontstaan doordat iedereen vanuit zijn eigen logica redeneert.
De werkgever wilde helpen.
De werknemer dacht een passende oplossing te hebben gevonden.
En toch bleek die oplossing fiscaal niet juist.
Juist in dit soort situaties adviseerde ik altijd hetzelfde.
Twijfel je?
Bel de Belastingdienst.
Een kort telefoongesprek voorkomt vaak lange discussies en kan veel problemen achteraf voorkomen.
Aftersales is meer dan een servicebezoek
Deze praktijkervaring bevestigde voor mij opnieuw waarom regelmatig contact met klanten zo belangrijk is.
Niet omdat er altijd iets verkocht moet worden.
Maar omdat organisaties veranderen.
Medewerkers krijgen te maken met persoonlijke omstandigheden.
Wet- en regelgeving verandert.
En juist dan ontstaan vragen die je vooraf nooit had kunnen bedenken.
Door periodiek samen naar de praktijk te kijken, kunnen veel problemen worden voorkomen voordat ze uitgroeien tot een fiscale discussie.
Ritmeester-tip
Een persoonlijke situatie vraagt soms om maatwerk.
Maar wanneer een leaseauto fiscaal onderdeel is van de arbeidsvoorwaarden, is het verstandig om vóór een wijziging eerst te controleren wat de fiscale gevolgen zijn. Een goedbedoelde oplossing kan onbedoeld leiden tot correcties achteraf.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale mobiliteit, rittenregistratie en de auto van de zaak. Tijdens zijn loopbaan ondersteunde hij werkgevers bij fiscale vraagstukken, controles, implementaties en trainingen. Vanuit Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkverhalen om werkgevers en wagenparkbeheerders bewust te maken van veelvoorkomende fiscale valkuilen en praktische oplossingen.