Veel organisaties investeren in een ritregistratiesysteem met een blackbox. Een logische keuze, want een geautomatiseerde rittenregistratie bespaart tijd en kan bijdragen aan een betrouwbare administratie.

Toch merk ik in de praktijk dat hierdoor een hardnekkig misverstand ontstaat.

"We hebben een blackbox ingebouwd, dus we zijn klaar voor een controle van de Belastingdienst."

Dat klinkt logisch, maar helaas is de werkelijkheid genuanceerder.

Een blackbox registreert kilometers, geen fiscale feiten

Een blackbox legt vast waar een voertuig rijdt. Dat is waardevolle informatie, maar een rittenregistratie bestaat uit meer dan alleen begin- en eindlocaties.

Tijdens een controle kunnen onder andere de volgende vragen aan de orde komen:

• Wie bestuurde het voertuig?

• Betrof het een zakelijke rit, privérit of woon-werkverkeer?

• Zijn omrijkilometers verklaarbaar?

• Is een privéstop correct vastgelegd?

• Kan de bestuurder vóór vertrek de juiste ritsoort kiezen?

• Hoe wordt omgegaan met voertuigen die door meerdere medewerkers worden gebruikt?

Juist deze onderdelen bepalen of een rittenregistratie fiscaal betrouwbaar is.

Meerdere bestuurders vragen om duidelijke afspraken

Een situatie die ik regelmatig tegenkom, is dat meerdere medewerkers gebruikmaken van hetzelfde voertuig.

Wanneer niet duidelijk wordt vastgelegd wie op welk moment heeft gereden, ontstaat al snel een administratief risico. Tijdens een controle moet een organisatie kunnen aantonen wie de bestuurder was en hoe de rit is geclassificeerd.

Als die informatie ontbreekt, kan dat leiden tot fiscale correcties en – afhankelijk van de situatie – ook tot boetes.

Een keurmerk is een belangrijk uitgangspunt

Wanneer ik een ritregistratiesysteem beoordeel, kijk ik niet alleen naar de functionaliteit.

Mijn eerste vraag is vaak:

"Is het systeem voorzien van een onafhankelijk keurmerk?"

Een keurmerk betekent niet automatisch dat de volledige administratie fiscaal in orde is. Het laat wel zien dat een organisatie bewust heeft gekozen voor een systeem dat voldoet aan belangrijke kwaliteitseisen.

Dat vormt een goede basis, maar blijft slechts één onderdeel van een betrouwbare rittenregistratie.

Techniek én organisatie

Een goed systeem is belangrijk, maar uiteindelijk bepalen ook de interne processen het succes.

Denk aan:

• duidelijke afspraken met bestuurders;

• correcte classificatie van ritten;

• een goed aanmeldproces bij meerdere bestuurders;

• controle op afwijkingen en uitzonderingen;

• periodieke interne controles.

Pas wanneer techniek en organisatie goed op elkaar aansluiten, ontstaat een administratie die ook tijdens een fiscale controle stand kan houden.

Tot slot

Een blackbox is een waardevol hulpmiddel, maar geen garantie dat een rittenregistratie automatisch voldoet aan de fiscale eisen.

Juist de combinatie van betrouwbare techniek, duidelijke processen en bewust handelen van bestuurders maakt het verschil.

Heeft u vragen over de inrichting van uw rittenregistratie of wilt u weten waar binnen uw organisatie de grootste fiscale risico's liggen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.