Een CANbus-dongel zonder keurmerk? Dat is een hardnekkig misverstand
Regelmatig hoor ik de opmerking: "Een CANbus-dongel kan nooit een keurmerk hebben." Ik begrijp heel goed waar dat misverstand vandaan komt. Een CANbus-dongel wordt vaak gezien als een eenvoudig apparaatje dat een bestuurder zelf in de OBD- of CANbus-aansluiting van een voertuig steekt. Plug & Play dus. Fiskaal ligt het verhaal echter een stuk genuanceerder.
Fiscale behoeften en het Ritregistratiesysteem (RRS)
Laten we beginnen met een zelfstandig ondernemer. Een zzp'er met één bedrijfsbus gebruikt een ritregistratiesysteem vaak om zijn zakelijke ritten eenvoudig vast te leggen. Hij is zelf verantwoordelijk voor zijn administratie en levert deze desgevraagd aan bij de Belastingdienst. In zo'n situatie kan een plug-and-play dongel een prima oplossing zijn. Dat betekent echter niet automatisch dat deze installatie voldoet aan de eisen van een gecertificeerd ritregistratiesysteem.
Hoe krijgt een CANbus-dongel het SKRRS-keurmerk?
Hier ontstaat vaak verwarring. De techniek van de dongel is namelijk niet het probleem; het gaat om de manier waarop het systeem wordt geïnstalleerd en ingericht. Binnen het Normenkader RitRegistratieSystemen (RRS) gelden strenge eisen om de betrouwbaarheid van een rittenregistratie te waarborgen.
Wanneer een leverancier een systeem als gecertificeerd aanbiedt, moet onder andere worden voorkomen dat een gebruiker ongemerkt de registratie kan beïnvloeden. Daarom worden gecertificeerde CANbus-dongels vaak ingebouwd door een door de leverancier aangewezen inbouwbedrijf. De dongel wordt vervolgens zodanig bevestigd dat deze niet eenvoudig kan worden verwijderd en het systeem moet kunnen registreren wanneer de verbinding wordt verbroken. Pas wanneer aan al deze gestelde voorwaarden wordt voldaan, kan een leverancier een systeem leveren dat voldoet aan de eisen van het Keurmerk RitRegistratieSystemen (SKRRS).
Bestuurdersidentificatie bij een dongel-systeem
"Maar hoe weet het systeem wie er rijdt?" Ook dat hoor ik regelmatig. Veel mensen denken dat een ingebouwde blackbox hiervoor de enige oplossing is, maar dat is niet juist. Bij moderne ritregistratiesystemen kan de bestuurder ook op andere manieren aan een rit worden gekoppeld. Denk bijvoorbeeld aan een app waarmee een bestuurder zich aanmeldt voordat hij vertrekt of waarmee een voertuig vooraf wordt gereserveerd. Het doel blijft hetzelfde: de juiste bestuurder moet aan de juiste rit worden gekoppeld. De techniek waarmee dat gebeurt, kan simpelweg verschillen.
Het voordeel van een CANbus-dongel ten opzichte van GPS
Een CANbus-dongel leest de kilometerstand rechtstreeks uit het voertuig. Daardoor sluit de geregistreerde kilometerstand in de praktijk vaak zeer nauw aan op de werkelijke tellerstand van het voertuig. Bij systemen die uitsluitend gebruikmaken van GPS kunnen kleine verschillen ontstaan tussen de gereden route en de werkelijke kilometerstand. Binnen gecertificeerde ritregistratiesystemen worden deze verschillen volgens vaste procedures verwerkt, zodat de administratie uiteindelijk weer strak aansluit op de werkelijke tellerstand.
Fiscale betrouwbaarheid in de praktijk
Tijdens mijn loopbaan heb ik gemerkt dat discussies over ritregistratiesystemen vaak over de techniek gingen, terwijl de werkelijke vraag eigenlijk veel eenvoudiger is: Voldoet het systeem aan de fiscale eisen én past het bij de organisatie?
Niet iedere organisatie heeft dezelfde wensen en niet iedere ondernemer heeft dezelfde risico's. Daarom geloof ik dat een goede keuze niet begint bij de vraag welke techniek gebruikt wordt, maar bij de vraag of het systeem op de juiste manier is ingericht en gebruikt. Dat bepaalt uiteindelijk of een rittenregistratie ook standhoudt wanneer de Belastingdienst om uitleg vraagt.
Veelgestelde vragen over CANbus-dongels en het SKRRS-keurmerk
- Kan een plug-and-play CANbus-dongel een keurmerk hebben?
Nee, losse plug-and-play dongels voldoen meestal niet aan de eisen van het Keurmerk RitRegistratieSystemen omdat ze te gemakkelijk te verwijderen of te beïnvloeden zijn. - Wanneer krijgt een CANbus-dongel wel een SKRRS-keurmerk?
Een dongel kan onderdeel zijn van een gecertificeerd systeem als deze professioneel wordt ingebouwd door een erkend bedrijf, niet zomaar losgekoppeld kan worden en sabotage direct registreert. - Wat is het verschil tussen een CANbus-dongel en een GPS-ritregistratie?
Een CANbus-dongel leest de exacte kilometerstand rechtstreeks uit de boordcomputer van de auto. Een GPS-systeem berekent de afstand op basis van satellietlocaties, wat tot kleine afwijkingen kan leiden.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. In zijn loopbaan heeft hij honderden organisaties begeleid bij de implementatie en beoordeling van ritregistratiesystemen. Daarbij stonden niet de producten, maar de fiscale betrouwbaarheid, de inrichting van processen en de praktische toepasbaarheid altijd centraal. In de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen en inzichten om organisaties bewust te maken van de aandachtspunten die bij een fiscale controle van belang kunnen zijn.