🚧 CO₂-registratie: heeft u straks een extra medewerker nodig voor uw rapportages?
De afgelopen jaren is er steeds meer aandacht gekomen voor CO₂-uitstoot, mobiliteit en het inzichtelijk maken van vervoersbewegingen.
Voor veel organisaties kwam dit onderwerp extra onder de aandacht door de rapportageverplichting rondom werkgebonden personenmobiliteit (WPM).
De regelgeving rondom dit onderwerp is regelmatig in beweging. Toch zie ik in de praktijk dat veel organisaties zich blijven voorbereiden op één belangrijke vraag:
Kunnen wij onze mobiliteitsgegevens betrouwbaar inzichtelijk maken wanneer daar om wordt gevraagd?
Niet alleen vanuit wet- en regelgeving.
Ook opdrachtgevers stellen steeds vaker eisen rondom duurzaamheid en CO₂-prestaties.
Zeker binnen sectoren zoals de bouw, waar aanbestedingen steeds vaker een duurzaamheidscomponent bevatten.
Een gesprek bij een aannemingsbedrijf
Tijdens mijn loopbaan kwam ik bij een grotere aannemersorganisatie over de vloer.
Het bedrijf werkte al met een professioneel ritregistratiesysteem.
De voertuigen werden geregistreerd en via live view kon men op ieder moment zien waar de voertuigen zich bevonden.
Op het eerste gezicht leek de basis dus goed geregeld.
Tijdens mijn gesprek met de eigenaar kwam echter een ander vraagstuk naar voren.
Niet de kilometerregistratie zelf was het probleem.
Het probleem zat in de informatie die daarna nodig was.
Van rittenregistratie naar CO₂-rapportage
Het bedrijf kreeg steeds vaker te maken met de vraag om CO₂-informatie inzichtelijk te maken.
Bijvoorbeeld bij aangenomen werken waarbij een opdrachtgever, zoals een gemeente, duurzaamheid meeweegt in de keuze voor een aannemer.
Een aannemer kan bijvoorbeeld bij een aanbesteding aangeven:
"Wij voeren dit werk uit met een wagenpark dat een bepaalde CO₂-uitstoot heeft."
Maar vervolgens komt de praktijkvraag:
Hoe toont u aan dat deze cijfers kloppen?
Welke voertuigen zijn daadwerkelijk ingezet?
Welke medewerkers zijn op het project geweest?
Hoeveel kilometers zijn hiervoor gereden?
Wat was de bijbehorende uitstoot?
En hoe rapporteert u dit gedurende de looptijd van het project?
Een extra medewerker voor Excel-overzichten
In dit geval had de organisatie hiervoor een extra medewerker aangenomen.
Niet omdat de organisatie niet professioneel werkte.
Maar omdat de hoeveelheid informatie simpelweg te groot werd.
De gegevens werden verzameld, geëxporteerd en vervolgens verwerkt in verschillende Excel-bestanden.
Er werden berekeningen gemaakt.
Formules gebouwd.
Overzichten samengesteld.
En iedere rapportageperiode begon het proces opnieuw.
De informatie was er namelijk wel.
Maar het verzamelen, combineren en presenteren kostte veel tijd.
De ontwikkeling van ritregistratie naar fleetmanagement
Wat veel organisaties niet realiseren, is dat de wereld van ritregistratie de afgelopen jaren sterk is veranderd.
Een ritregistratiesysteem is allang niet meer alleen een middel om kilometers vast te leggen.
Veel moderne systemen zijn uitgebreid met functionaliteiten zoals:
- inzicht in voertuigen en gebruik;
- project- of werkkoppelingen;
- rapportages over gereden kilometers;
- inzicht in CO₂-uitstoot;
- analyses per voertuig, bestuurder of project.
Een organisatie kan hierdoor bijvoorbeeld inzicht krijgen in:
Project X
- welke voertuigen zijn ingezet;
- welke medewerkers op het werk aanwezig waren;
- hoeveel kilometers zijn gereden;
- welke CO₂-uitstoot daarbij hoort.
In plaats van achteraf verschillende bestanden samen te voegen, ontstaat er gedurende het proces al inzicht.
Eén systeem in plaats van meerdere losse oplossingen
Een belangrijke les uit deze situatie:
Kijk niet alleen naar de vraag van vandaag.
Een organisatie vraagt misschien nu om een rittenregistratiesysteem.
Maar de informatiebehoefte kan over enkele jaren veel breder zijn.
Denk bijvoorbeeld aan:
- fiscale kilometerregistratie;
- wagenparkbeheer;
- CO₂-rapportages;
- projectadministratie;
- duurzaamheidseisen van opdrachtgevers.
Daarom is het belangrijk om eerst binnen de organisatie te bepalen:
Welke informatie hebben wij nodig om onze werkzaamheden goed uit te voeren en onze verplichtingen richting opdrachtgevers aan te tonen?
Pas daarna komt de vraag welk systeem daarbij past.
Mijn praktijkervaring
Deze situatie liet mij opnieuw zien dat een ritregistratiesysteem tegenwoordig veel meer kan zijn dan alleen een fiscale oplossing.
De technologie heeft zich ontwikkeld.
Waar vroeger vooral werd gekeken naar:
"Hoe registreren we kilometers?"
gaat het nu steeds vaker over:
"Welke informatie hebben wij nodig om onze organisatie beter te sturen?"
De juiste inrichting van een systeem kan daarbij veel administratief werk voorkomen.
Niet door zomaar een systeem aan te schaffen.
Maar door vooraf goed te bepalen welke informatie belangrijk is voor de organisatie.
Ritmeester-tip
Begin niet met de vraag:
"Welk systeem moeten wij aanschaffen?"
Begin met de vraag:
"Welke informatie hebben wij nodig voor de toekomst?"
Een goede mobiliteitsoplossing gaat namelijk niet alleen over het registreren van ritten.
Het gaat over het beschikbaar maken van betrouwbare informatie voor fiscale verplichtingen, bedrijfsvoering, duurzaamheid en opdrachtgevers.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak.
Tijdens zijn loopbaan begeleidde hij organisaties bij vraagstukken rondom ritregistratie, wagenparkbeheer, fiscale regelgeving en de praktische toepassing daarvan.
Via de kennisbank van Ritmeester-Consultancy deelt hij praktijkervaringen en inzichten om werkgevers, HR-professionals, wagenparkbeheerders en financieel verantwoordelijken bewust te maken van veelvoorkomende aandachtspunten rondom mobiliteit, registratie en de auto van de zaak.