De Belastingdienst kijkt niet naar de kilometers, maar naar het doel van de rit
Gepubliceerd op: 3 Juni 2026
"Meten is weten."
Dat is al jarenlang mijn uitgangspunt als het gaat om rittenregistratie.
Of een organisatie nu werkt met een papieren rittenregistratie of met een digitaal systeem, uiteindelijk is de kwaliteit van de administratie afhankelijk van de informatie die wordt vastgelegd. Een systeem registreert gegevens, maar de bestuurder bepaalt of die gegevens fiscaal juist zijn.
Daar begint het verschil tussen een rittenregistratie die klopt en een rittenregistratie die tijdens een controle vragen oproept.
Het doel van de rit is bepalend
Een veelgemaakte fout is dat bestuurders vooral kijken naar de bestemming van een rit.
Fiscaal is echter een andere vraag veel belangrijker:
"Met welk doel vertrekt u?"
Niet de eindbestemming, maar het doel op het moment van vertrek bepaalt hoe een rit fiscaal moet worden beoordeeld.
Dat lijkt een klein verschil, maar het kan grote gevolgen hebben voor de rittenregistratie.
Praktijkvoorbeeld 1 – Het doel van de rit is direct privé
Een medewerker verlaat het kantoor en weet vóór vertrek al dat hij eerst naar de bouwmarkt gaat om privé iets op te halen.
Veel mensen denken dat deze rit grotendeels zakelijk is, omdat zij uiteindelijk ook naar huis rijden.
Fiscaal is dat niet juist.
Het eerste doel van de rit is namelijk de bouwmarkt. Daarom moet de rit vanaf kantoor direct als privérit worden geregistreerd.
Stel dat de afstand van kantoor naar de bouwmarkt 15 kilometer bedraagt en van de bouwmarkt naar huis nog eens 2 kilometer.
Dan worden alle 17 kilometers als privékilometers geregistreerd. Deze kilometers tellen volledig mee voor de grens van 500 privékilometers per kalenderjaar.
Pas nadat de bestuurder de bouwmarkt heeft verlaten, begint een nieuwe rit. Vanaf dat moment is het doel van de rit om naar huis te rijden, maar is wel vanaf een privé locatie. Dat deel van de rit wordt vervolgens als Privé > Huis geregistreerd.
Het moment waarop de bestuurder vertrekt, bepaalt dus de fiscale kwalificatie van de rit.
Praktijkvoorbeeld 2 – Het doel verandert onderweg
Nu dezelfde medewerker.
Hij vertrekt vanaf kantoor met één duidelijk doel:
"Ik ga naar huis."
Tijdens de rit wordt hij gebeld door zijn partner.
"Wil je onderweg nog even langs de BSO om de kinderen op te halen?"
De bestuurder verlaat de gebruikelijke route, haalt de kinderen op en rijdt daarna verder naar huis.
In deze situatie verandert het oorspronkelijke doel van de rit niet. De bestuurder was onderweg naar huis en maakt tijdens die rit een privé-omweg.
Fiscaal spreken we dan over een gecombineerde rit.
Stel dat de normale route naar huis 13 kilometer bedraagt en de omweg via de BSO 4 extra kilometers oplevert.
Dan worden 13 kilometers als zakelijk (woon-werkverkeer) geregistreerd en 4 kilometers als privé.
Dat is een wezenlijk verschil met het eerste praktijkvoorbeeld. Daar telden 17 kilometers mee als privékilometers. In dit voorbeeld tellen slechts 4 kilometers mee voor de 500-kilometergrens.
Juist dit onderscheid wordt in de praktijk regelmatig verkeerd toegepast, terwijl het fiscaal een groot verschil kan maken.
Omrijkilometers zijn iets anders
Ook omrijkilometers worden regelmatig verward met privékilometers.
Stel dat een route volgens Google Maps 52 kilometer bedraagt, terwijl in de rittenregistratie 61 kilometer staat.
Dat hoeft helemaal geen probleem te zijn.
Misschien was de A13 afgesloten.
Misschien was er een ongeval.
Misschien moest een alternatieve route worden gevolgd.
In dat geval blijven alle kilometers zakelijk, mits de bestuurder kan uitleggen waarom de langere route noodzakelijk was.
Daarom is een goed opmerkingenveld binnen een ritregistratiesysteem zo belangrijk. De bestuurder kan direct na afloop van de rit vastleggen waarom er is omgereden. Dat voorkomt later vragen tijdens een controle.
De verantwoordelijkheid stopt niet bij de bestuurder
Een correcte rittenregistratie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
De bestuurder is verantwoordelijk voor het juist registreren van zijn ritten en voor het kiezen van de juiste ritsoort.
De werkgever heeft vervolgens een toezichtplicht. Dat betekent onder andere:
- controleren of ritten tijdig zijn geregistreerd;
- steekproefsgewijs controles uitvoeren;
- medewerkers wijzen op onjuistheden;
- zorgen voor duidelijke interne afspraken.
Goede ritregistratiesystemen ondersteunen dit proces. Sommige systemen geven bestuurders bijvoorbeeld een beperkte periode om hun ritten te controleren en waar nodig te corrigeren. Daarna wordt de registratie definitief afgesloten, zodat achteraf geen wijzigingen meer mogelijk zijn.
Waarom een KRRS-keurmerk belangrijk is
Niet ieder ritregistratiesysteem ondersteunt deze processen op dezelfde manier.
Systemen met een KRRS-keurmerk zijn ontwikkeld met aandacht voor de fiscale eisen die aan een rittenregistratie worden gesteld. Denk aan functies zoals het vooraf kiezen van de ritsoort, het registreren van opmerkingen, het werken met meerdere bestuurders en het gecontroleerd kunnen corrigeren van ritten.
Een keurmerk neemt de verantwoordelijkheid van bestuurder en werkgever niet over. Het helpt organisaties wel om de rittenregistratie beter beheersbaar te maken en fiscale risico's te beperken.
Ritmeester-tip
Vraag bij iedere rit niet alleen: "Waar ga ik naartoe?" maar vooral: "Met welk doel vertrek ik?"
Dat ene verschil bepaalt vaak of kilometers zakelijk of privé zijn en kan uiteindelijk een groot verschil maken binnen de totale rittenregistratie.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. In zijn loopbaan heeft hij honderden organisaties geadviseerd over ritregistratiesystemen, de inrichting van processen en de fiscale risico's die daarbij komen kijken.
In de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen, aandachtspunten en inzichten om werkgevers en wagenparkbeheerders bewust te maken van onderwerpen die tijdens een fiscale controle van belang kunnen zijn.