GPS of CANbus? De kilometerstand klopte niet… maar lag het aan het systeem?
Tijdens mijn loopbaan als accountmanager heb ik ontzettend veel meegemaakt.
Ik kwam bij grote organisaties, maar misschien nog wel vaker bij de kleinere MKB-bedrijven. Schildersbedrijven, stukadoorsbedrijven, installatiebedrijven en andere ondernemingen met bijvoorbeeld acht tot vijftien bedrijfswagens.
Geen wagenparkbeheerder.
Geen grote fleetafdeling.
Gewoon een ondernemer die zijn bedrijf runt en daarnaast moet zorgen dat de administratie rondom zijn bedrijfsauto's goed geregeld is.
En juist bij die bedrijven kom je soms bijzondere situaties tegen.
"Ik ben gedwongen om een systeem aan te schaffen"
Een werkgever nodigde mij uit omdat hij behoorlijk gefrustreerd was.
Hij was door zijn boekhouder en de fiscale regelgeving gewezen op het belang van een goede rittenregistratie en had uiteindelijk een systeem aangeschaft.
Dat was voor hem al een behoorlijke investering.
Installatiekosten, voertuigen die tijdens de installatie niet beschikbaar waren en vervolgens iedere maand opnieuw abonnementskosten.
Een kostenpost waar hij eigenlijk niet op zat te wachten.
En dan verwacht je natuurlijk dat het systeem vervolgens doet wat het moet doen.
Maar dat bleek tegen te vallen.
Zijn frustratie werd nog groter omdat hij inmiddels meerdere leveranciers had gesproken.
Iedere leverancier vertelde ongeveer hetzelfde:
"Ons systeem is goed."
"Bij ons zijn er geen afwijkingen."
"Ons systeem is controlebestendig."
Hij zei tegen mij:
"Iedere leverancier zegt dat hij het beste systeem heeft."
Daar kon ik mij na ruim twintig jaar sales alleen maar iets bij voorstellen.
Maar ik ga liever niet een concurrent afkraken.
Dat vind ik een zwakke manier van verkopen.
Ik wilde eerst weten:
Waar zit het probleem werkelijk?
Eerst analyseren, daarna adviseren
Ik wist welk systeem bij deze werkgever was geïnstalleerd.
Het ging om een standaard GPS-rittenregistratiesysteem.
GPS bepaalt aan de hand van positiebepalingen waar een voertuig zich bevindt en de software berekent vervolgens de gereden route en afstand.
Op zichzelf is daar niets mis mee.
Maar GPS is niet hetzelfde als de kilometerteller van een auto.
En juist dat verschil bleek bij deze werkgever belangrijk.
Bij de eerste analyse zag ik al een probleem.
Bij verschillende voertuigen was de begin-kilometerstand na installatie niet goed ingevoerd.
Dat betekent dat het systeem al met een verkeerde uitgangspositie begon.
Als de auto op het moment van installatie bijvoorbeeld al een bepaalde kilometerstand heeft, maar die stand wordt niet correct in het systeem ingevoerd, ontstaat er vanaf dag één een verschil.
Dan kun je maanden later natuurlijk niet verwachten dat beide kilometerstanden nog gelijk lopen.
Maar er was meer.
Honderden kilometers verschil
Bij voertuigen waarbij de beginstand wél goed was ingevoerd, ontstonden na verloop van tijd opnieuw verschillen.
Bij sommige voertuigen ongeveer:
150 kilometer.
Bij andere:
250 kilometer.
En er was zelfs een voertuig dat na ongeveer zestien maanden een verschil van ongeveer:
1.400 kilometer
liet zien.
Dan heb je als werkgever wel een probleem dat je moet kunnen verklaren.
Want stel dat de Belastingdienst een rittenregistratie controleert.
Dan wil je niet geconfronteerd worden met een flinke afwijking tussen de kilometerstand van de auto en de kilometerstand die uit je rittenregistratie naar voren komt.
De logische vraag wordt dan:
"Waar komt dat verschil vandaan?"
GPS volgt niet altijd exact de weg
Een GPS-systeem werkt met positiebepalingen.
Een voertuig wordt dus niet continu millimeter voor millimeter over de weg gevolgd.
Er worden GPS-posities geregistreerd en de software moet daar vervolgens een route van maken.
En juist daar kunnen verschillen ontstaan.
Denk bijvoorbeeld aan:
-
de nauwkeurigheid van de GPS-positie;
-
de frequentie waarmee een GPS-punt wordt geregistreerd;
-
de manier waarop de software met deze punten omgaat;
-
de routeberekening;
-
de omstandigheden waarin een voertuig rijdt;
-
en verschillen tussen voertuigen.
Bij deze werkgever zag ik in de software zelfs ritten die op de kaart letterlijk dwars door gebouwen liepen.
Het voertuig stond op GPS-punt A.
Een minuut of twee later werd het volgende GPS-punt geregistreerd.
De software trok vervolgens een lijn tussen die twee punten.
Niet over de weg.
Maar dwars door een gebouw.
Of over water.
Op het scherm ziet dat er natuurlijk vreemd uit.
Maar belangrijker is wat er achter de schermen gebeurt.
Als de software op die manier de afstand berekent, kan de geregistreerde afstand afwijken van de werkelijke afstand die het voertuig heeft afgelegd.
Bij één rit zal dat misschien nauwelijks opvallen.
Maar als je dat bij veel ritten, veel voertuigen en gedurende langere tijd doet, kunnen de verschillen behoorlijk oplopen.
En dat was precies wat ik bij deze werkgever zag.
Betekent dit dat GPS niet goed is?
Nee.
Dat is absoluut niet mijn boodschap.
Een GPS-rittenregistratiesysteem kan prima functioneren.
Maar je moet wel begrijpen wat het systeem meet en hoe de software daarmee omgaat.
De kilometerstand van het voertuig en een door GPS berekende afstand zijn namelijk niet automatisch hetzelfde.
Dat is een belangrijk verschil.
Wanneer een systeem de afgelegde afstand met GPS bepaalt, kunnen er afwijkingen ontstaan ten opzichte van de kilometerteller.
Daarom moet een werkgever bij een GPS-gebaseerde registratie ook weten hoe deze afwijkingen worden gecorrigeerd en vastgelegd.
Het gaat dus niet om de vraag:
"Is GPS goed of fout?"
De betere vraag is:
"Hoe gaat mijn systeem om met de verschillen tussen GPS en de kilometerteller?"
Correcties zijn geen fraude
Dit is een punt waar ik in de praktijk regelmatig uitleg over moest geven.
Wanneer een GPS-systeem afwijkt van de kilometerteller, betekent een correctie niet dat je de rittenregistratie aan het manipuleren bent.
Integendeel.
Als je weet dat de GPS-afstand kan afwijken van de werkelijke kilometerstand, moet je die afwijking juist correct en controleerbaar verwerken.
Het doel is uiteindelijk dat de administratie aansluit bij de werkelijkheid.
Maar daar zit wel een verantwoordelijkheid voor de werkgever.
Je moet weten:
-
wanneer je moet controleren;
-
hoe je een afwijking vaststelt;
-
hoe je de correctie uitvoert;
-
en hoe je kunt aantonen wat je hebt gedaan.
Een systeem waarbij de werkgever daar voortdurend zelf achteraan moet, kan in de praktijk behoorlijk wat extra werk opleveren.
Toen kwam de CANbus ter sprake
Tijdens mijn gesprekken heb ik de werkgever vervolgens uitgelegd dat er ook systemen bestaan waarbij de kilometerstand rechtstreeks uit de CANbus van het voertuig wordt uitgelezen.
Dan komt de kilometerinformatie rechtstreeks uit de voertuigdata.
Dat is iets anders dan de afstand berekenen aan de hand van GPS-punten.
GPS blijft daarbij gewoon nuttig.
Je wilt immers kunnen zien waar een voertuig gereden heeft.
Ook bij een CANbus-systeem kan een GPS-route op een kaart soms vreemd worden weergegeven als GPS-punten niet helemaal goed aansluiten.
Maar voor de kilometerstand heb je dan een andere bron.
En juist dát maakte voor deze werkgever een groot verschil.
De GPS-weergave op de kaart kan misschien nog steeds een vreemde lijn laten zien.
Maar de kilometerstand wordt niet meer uitsluitend bepaald door de afstand die de GPS-software tussen verschillende punten berekent.
Niet ieder systeem is hetzelfde
Tijdens mijn uitleg kwam ook het verschil tussen systemen en leveranciers ter sprake.
De werkgever had destijds een systeem aangeschaft dat op zichzelf niet verboden of onmogelijk was.
Maar het was geen systeem binnen een specifiek keurmerk.
Dat betekent niet automatisch dat een dergelijk systeem slecht is.
Wel betekent het dat je als werkgever goed moet kijken wat de leverancier daadwerkelijk levert, hoe de software is ingericht en welke controles en mogelijkheden het systeem biedt.
Een keurmerk kan daarbij extra houvast bieden, omdat een systeem aan bepaalde eisen en normen moet voldoen.
Maar ook dan geldt:
een keurmerk neemt de verantwoordelijkheid van de werkgever niet over.
Je moet nog steeds weten hoe jouw registratie werkt.
Eerst laten zien, daarna pas beslissen
Na onze gesprekken wilde ik de werkgever niet overtuigen met een verkoopverhaal.
Ik stelde iets anders voor.
We bouwden bij één voertuig een ander systeem in en lieten dit vervolgens ongeveer drie maanden meedraaien.
Geen mooie verkooppresentatie.
Geen belofte dat alles automatisch perfect zou zijn.
Gewoon:
Laat de praktijk het maar uitwijzen.
Na die periode was voor de werkgever het verschil duidelijk.
Hij zag wat het systeem registreerde, hoe de kilometerstand tot stand kwam en vooral hoeveel minder aandacht er nodig was voor het corrigeren van afwijkingen.
Uiteindelijk besloot hij de bestaande systemen te vervangen.
Goedkoop kan uiteindelijk duurkoop worden
De oorspronkelijke keuze van deze werkgever leek op het eerste gezicht misschien logisch.
Maar achteraf bleek dat hij onvoldoende had gekeken naar wat er precies achter de techniek zat.
De aanschafprijs van een systeem is namelijk maar één onderdeel.
Je moet ook kijken naar:
Wat kost het systeem in gebruik?
Hoeveel controlewerk blijft er over?
Hoe worden afwijkingen verwerkt?
Waar komt de kilometerstand vandaan?
Wat gebeurt er wanneer GPS en kilometerteller van elkaar afwijken?
Dat zijn vragen die ik persoonlijk belangrijker vind dan alleen de prijs van een kastje.
Vertrouwen bouw je niet op door een concurrent af te kraken
Ik heb uiteindelijk deze werkgever als klant mogen helpen.
Maar misschien nog belangrijker:
ik heb zijn vertrouwen gewonnen.
En dat vertrouwen is er nog steeds.
Ruim acht jaar later heb ik nog steeds contact met deze werkgever.
Voor mij is dat uiteindelijk waar sales over gaat.
Niet over één order.
Niet over het afkraken van een concurrent.
Maar over luisteren, analyseren, eerlijk adviseren en doen wat je belooft.
Mijn praktijkles
Een rittenregistratiesysteem is geen kastje dat je in een auto stopt waarna het fiscale probleem automatisch is opgelost.
Je moet weten wat er gebeurt met de gegevens.
Een GPS-systeem kan uitstekend werken, maar GPS-afstanden kunnen afwijken van de kilometerteller.
Dat hoeft geen probleem te zijn, als het systeem en de organisatie maar goed omgaan met die afwijking.
Een systeem dat de kilometerstand rechtstreeks uit de voertuigdata kan halen, kan in bepaalde situaties een andere en interessante oplossing bieden.
Daarom zou ik bij de aanschaf van een systeem altijd minimaal deze vraag stellen:
"Waar komt mijn kilometerstand vandaan?"
En daarna:
"Wat gebeurt er als de GPS-afstand afwijkt van de kilometerteller?"
Want dát zijn de vragen die je eigenlijk vóór de aanschaf moet stellen.
Niet pas wanneer je na zestien maanden ontdekt dat er 1.400 kilometer verschil in je administratie zit.
🚗 Ritmeester-tip
Kijk niet alleen naar de mooie kaart waarop je kunt zien waar de bedrijfsauto heeft gereden.
Vraag vooral hoe de kilometerstand wordt bepaald, hoe GPS-afwijkingen worden verwerkt en welke controlewerkzaamheden van jou als werkgever worden verwacht.
De techniek is belangrijk.
Maar begrijpen wat die techniek doet, is minstens zo belangrijk.