Veel organisaties registreren zakelijke ritten nog steeds handmatig. Dat gebeurt met een papieren rittenstaat of een Excel-overzicht. Regelmatig krijg ik de vraag of dat eigenlijk wel is toegestaan.

Het antwoord is eenvoudig: ja, dat mag.

De Belastingdienst schrijft niet voor dat een organisatie verplicht een elektronisch ritregistratiesysteem moet gebruiken. Een handmatige rittenregistratie is toegestaan, mits deze volledig, juist en controleerbaar is. 

In de praktijk zie ik echter dat juist daar de meeste fouten ontstaan.

De administratie wordt vaak achteraf ingevuld

Een chauffeur begint op maandag enthousiast aan de week, maar heeft weinig tijd om na iedere rit de administratie bij te werken.

Op vrijdagmiddag of zondagavond wordt de rittenregistratie er alsnog bijgepakt.

En dan beginnen de vragen.

"Waar was ik woensdag ook alweer?"

"Ben ik donderdag nog bij die klant geweest?"

"Heb ik onderweg nog privé gereden?"

De rittenregistratie wordt dan niet meer gebaseerd op feiten, maar op het geheugen. En juist daar ontstaan onbedoelde fouten.

De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de chauffeur

Een veelgemaakte misvatting is dat alleen de bestuurder verantwoordelijk is voor een correcte rittenregistratie.

Werkgevers hebben óók een belangrijke rol.

Zij moeten ervoor zorgen dat er duidelijke afspraken zijn over het tijdig invullen, inleveren en controleren van de rittenregistraties. Een administratie die pas weken later wordt bijgewerkt, is aanzienlijk minder betrouwbaar dan een registratie die direct na iedere rit wordt ingevuld.

Extra aandacht bij poolauto's en bedrijfsbussen

Bij organisaties waar meerdere medewerkers gebruikmaken van dezelfde auto of bestelbus, wordt de administratie nog belangrijker.

Wie reed wanneer?

Was de rit zakelijk, privé of woon-werkverkeer?

Is duidelijk vastgelegd wie verantwoordelijk was voor het voertuig?

Wanneer deze informatie ontbreekt, kan het tijdens een controle lastig zijn om de rittenregistratie te onderbouwen.

Voorkomen is eenvoudiger dan herstellen

Een goede rittenregistratie begint niet bij een controle van de Belastingdienst, maar bij duidelijke werkafspraken binnen de organisatie.

Hoe eenvoudiger het voor een bestuurder is om een rit direct vast te leggen, hoe kleiner de kans op fouten achteraf.

Ritmeester-tip

Een rittenregistratie is het meest betrouwbaar wanneer deze direct na iedere rit wordt bijgewerkt. Achteraf reconstrueren uit het geheugen vergroot de kans op fouten en onduidelijkheden.

---

Over de auteur

John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. In zijn loopbaan heeft hij honderden organisaties geadviseerd over ritregistratiesystemen, de inrichting van processen en de fiscale risico's die daarbij komen kijken.

In de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen, aandachtspunten en inzichten om werkgevers en wagenparkbeheerders bewust te maken van onderwerpen die tijdens een fiscale controle van belang kunnen zijn.