Wilt u de kilometerstand updaten?
Werk de kilometerstand van uw voertuigen regelmatig bij. Binnen het Normenkader wordt bijvoorbeeld uitgegaan van een periodieke update, zoals eenmaal per twee weken.
Wanneer u de kilometerstand van een voertuig bijwerkt, kan een verschil ontstaan tussen de werkelijke kilometerstand van het voertuig en de kilometerstand die door het ritregistratiesysteem is geregistreerd.
Dat verschil moet worden gecorrigeerd.
En daar gaat het in de praktijk nog weleens mis.
Een correctierit is meer dan alleen het verschil invullen
Bij een systeem dat volgens het Normenkader werkt, wordt bij het actualiseren van de kilometerstand automatisch een correctierit aangemaakt.
Die correctie is niet bedoeld om het volledige verschil vervolgens maar als zakelijke kilometers in de administratie te zetten.
De correctie moet worden verwerkt over de verschillende soorten ritten:
-
zakelijke kilometers
-
woon-werkkilometers
-
privékilometers
De correctie sluit daarmee aan op de verhouding van de ritten die in de betreffende periode zijn geregistreerd.
Het doel is uiteindelijk dat de kilometerstand van het voertuig en de geregistreerde kilometers weer met elkaar in overeenstemming worden gebracht.
Tijdens een bedrijfsbezoek zag ik hoe het ook kan misgaan
Tijdens mijn salesperiode kwam ik regelmatig bij bedrijven die al een ritregistratiesysteem gebruikten.
Bij één van die bezoeken kwam ik een situatie tegen die mij is bijgebleven.
De ondernemer gebruikte een ritregistratiesysteem zonder keurmerk.
Op zichzelf hoeft dat geen probleem te zijn. Ook met een systeem zonder keurmerk kan een rittenregistratie worden bijgehouden en kunnen kilometerstanden worden gecorrigeerd.
Alleen moet de correctie dan wel op de juiste manier worden berekend en verwerkt.
Ik zag daar dat de kilometerstand van het voertuig bijvoorbeeld 12.500 kilometer aangaf, terwijl het ritregistratiesysteem op 9.200 kilometer stond.
De ondernemer had vervolgens eenvoudigweg het verschil berekend:
12.500 – 9.200 = 3.300 kilometer.
Vervolgens werd deze 3.300 kilometer als correctie toegevoegd aan de zakelijke kilometers.
De ondernemer dacht daarmee dat het probleem was opgelost.
Maar zo werkt een correctie niet.
Waar ging het mis?
Het verschil van 3.300 kilometer zegt alleen iets over het verschil tussen de werkelijke kilometerstand en de kilometerstand die het systeem heeft geregistreerd.
Het zegt niet dat deze 3.300 kilometer allemaal zakelijk zijn gereden.
In de betreffende periode waren er immers ook:
-
woon-werkritten;
-
privékilometers;
-
zakelijke ritten.
De correctie moet daarom naar verhouding over deze verschillende categorieën worden verwerkt.
Alle 3.300 kilometer als zakelijke kilometers toevoegen zorgt ervoor dat de rittenregistratie op papier wel weer aansluit bij de kilometerstand van de auto, maar dat de onderliggende verdeling niet meer klopt.
En juist daar kan bij een fiscale controle een probleem ontstaan.
Wat gebeurt er bij een controle?
Een controleur ziet bijvoorbeeld:
Kilometerstand voertuig: 12.500 km
Kilometerstand systeem: 9.200 km
Correctie: 3.300 km zakelijk
Dan zijn logische vervolgvragen:
Waarom was er een verschil van 3.300 kilometer?
Heeft het systeem gedurende een bepaalde periode niet goed gewerkt?
Waarom is de volledige correctie als zakelijk verwerkt?
Waar zijn de woon-werkkilometers gebleven?
En hoe zijn eventuele privékilometers meegenomen?
Een groot verschil tussen de kilometerstand van het voertuig en de registratie hoeft op zichzelf niet direct te betekenen dat de administratie onjuist is.
Maar een correctie zonder onderliggende berekening en onderbouwing maakt het wel lastig om aan te tonen dat de registratie betrouwbaar en controleerbaar is.
Een keurmerk is niet voor niets ontstaan
Ik wil hierbij nadrukkelijk geen reclame maken voor een bepaald systeem of leverancier.
Mijn punt is iets anders.
Het Normenkader RitRegistratieSystemen bevat juist regels voor situaties zoals deze. Leveranciers van systemen met een SKRRS-keurmerk worden bovendien periodiek gecontroleerd en geaudit op de werking van hun systeem.
Een onderdeel daarvan is het correct omgaan met verschillen tussen de geregistreerde kilometers en de werkelijke kilometerstand.
Bij een systeem dat deze functionaliteit correct heeft geïmplementeerd, wordt de correctie niet zomaar aan de zakelijke kilometers toegevoegd.
Het systeem verwerkt de correctie volgens de daarvoor geldende systematiek.
Sommige leveranciers gaan daarin zelfs nog een stap verder. Zij gebruiken systemen die op basis van eerdere kilometerstandcorrecties kunnen leren hoeveel afwijking er gemiddeld ontstaat. Daardoor kan het systeem na verloop van tijd steeds beter bepalen wanneer en hoe een correctie moet worden toegepast.
Handmatig corrigeren mag ook
Een systeem zonder keurmerk is daarmee niet automatisch verkeerd.
Ook handmatige correctie is toegestaan, bijvoorbeeld wanneer u met een ander systeem werkt of een papieren rittenregistratie bijhoudt.
Maar ook dan blijft gelden:
de correctie moet inhoudelijk kloppen en controleerbaar zijn.
Een verschil van 3.300 kilometer simpelweg als zakelijke kilometers toevoegen is dus geen correcte manier van corrigeren.
Het gaat niet alleen om het laten aansluiten van twee kilometerstanden.
Het gaat erom dat u kunt onderbouwen waar die kilometers vandaan komen en hoe de correctie over zakelijk, woon-werk en privé is verdeeld.
Ritmeester-tip
Een kilometerstand corrigeren is niet hetzelfde als een verschil wegboeken.
Controleer regelmatig de kilometerstand van uw voertuigen en zorg dat een eventueel verschil op de juiste manier wordt berekend en verwerkt.
Heeft u een systeem zonder automatische correctiefunctie? Dan is dat op zichzelf geen probleem.
Maar zorg er wel voor dat u kunt laten zien hoe de correctie tot stand is gekomen.
Want bij een fiscale controle is niet alleen de eindstand belangrijk.
Ook de weg ernaartoe moet kloppen.
Meten is weten.