Leaseauto's onderling ruilen? Het mag soms wel, maar de fiscale gevolgen worden vaak onderschat
Tijdens mijn loopbaan als accountmanager kreeg ik regelmatig vragen van werknemers over de auto van de zaak.
Eén vraag is mij altijd bijgebleven.
Een werknemer vroeg of hij gedurende drie weken de leaseauto van een collega mocht lenen om daarmee op vakantie te gaan.
Zijn collega had een auto van de zaak waarvoor maandelijks bijtelling werd betaald.
Hijzelf had een Verklaring geen privégebruik auto en betaalde daarom geen bijtelling.
Zijn redenering was eenvoudig.
"De bijtelling wordt toch al betaald door mijn collega. Dan maakt het toch niet uit als ik drie weken met zijn auto op vakantie ga?"
Op dat moment gingen bij mij alle alarmbellen af.
Niet omdat ik wist dat het niet mocht.
Maar juist omdat ik het antwoord niet met zekerheid wist.
Eerst onderzoeken, daarna adviseren
In mijn werk heb ik altijd geprobeerd om geen antwoord te geven wanneer ik ergens niet honderd procent zeker van was.
Ik vind het belangrijker om een prospect een dag later het juiste antwoord te geven, dan direct een antwoord te geven waar achteraf twijfel over ontstaat.
Ik beloofde daarom dat ik de vraag zou uitzoeken.
Ik heb de volledige praktijksituatie voorgelegd aan de Belastingdienst.
Uiteraard zonder namen van bedrijven of werknemers te noemen.
Tijdens het gesprek heb ik ook gevraagd op welke bepaling uit het Handboek Loonheffingen het antwoord was gebaseerd.
De medewerker verwees naar Handboek Loonheffingen 2026, paragraaf 23.3.15 (pagina 403).
Het antwoord verraste mij
De Belastingdienst gaf aan dat het tijdelijk ruilen van de auto's in deze situatie mogelijk was.
Maar daarmee was de vraag nog niet volledig beantwoord.
De fiscale gevolgen liggen namelijk niet alleen bij de auto, maar ook bij de werknemer die ermee rijdt.
De werknemer zonder bijtelling wilde drie weken met de leaseauto van zijn collega op vakantie.
Daarmee zou hij ruim boven de grens van 500 privékilometer uitkomen.
De Belastingdienst gaf aan dat deze beoordeling plaatsvindt per werknemer.
Dat betekende dat de werknemer die dacht slim gebruik te maken van de auto van zijn collega, juist grote fiscale gevolgen voor zichzelf kon veroorzaken.
De auto mocht dus tijdelijk worden geruild.
De fiscale consequenties waren echter heel anders dan hij had verwacht.
Nog een tweede praktijkvraag
Tijdens hetzelfde telefoongesprek stelde ik direct nog een vraag die ik vaker hoorde tijdens gesprekken met werkgevers.
Wat gebeurt er wanneer twee werknemers allebei een leaseauto mét bijtelling hebben?
Bijvoorbeeld:
-
Werknemer A rijdt in een auto met een maandelijkse bijtelling van €500.
-
Werknemer B rijdt in een auto met een maandelijkse bijtelling van €100.
Ook zij willen gedurende drie weken van auto ruilen.
Het antwoord van de Belastingdienst was opnieuw duidelijk.
Ook dat kan.
Maar gedurende de periode van de ruil moet de juiste bijtelling worden toegepast op de werknemer die op dat moment de betreffende auto gebruikt.
Na afloop van de ruil moet de salarisadministratie dit vervolgens weer terugdraaien.
Fiscaal is het dus mogelijk.
Administratief levert het vaak een behoorlijk ingewikkelde en tijdrovende verwerking op.
De werkgever bedoelde het goed
Met deze informatie ben ik teruggegaan naar de werkgever.
Hij wilde zijn medewerkers alleen maar helpen.
Er was geen sprake van opzet of het bewust ontwijken van fiscale regels.
Hij kende eenvoudigweg de gevolgen van deze tijdelijke ruil niet.
En precies dát zie ik al ruim achttien jaar in de praktijk.
Werkgevers proberen vaak de juiste oplossing te kiezen.
Alleen blijken de fiscale gevolgen soms anders uit te pakken dan verwacht.
Mijn praktijkervaring
Juist daarom vind ik het belangrijk om praktijkervaringen zoals deze te delen.
Niet om iemand op een fout te wijzen.
Maar om te laten zien dat een ogenschijnlijk eenvoudige oplossing onverwachte fiscale gevolgen kan hebben.
Wanneer u twijfelt over een bijzondere situatie rondom de auto van de zaak, is één telefoontje naar de Belastingdienst vaak waardevoller dan een lange discussie.
Dat was vroeger mijn werkwijze.
En eerlijk gezegd zou ik dat vandaag nog precies hetzelfde doen.
Ritmeester-tip
Een tijdelijke ruil van leaseauto's lijkt misschien eenvoudig.
Maar beoordeel altijd eerst de fiscale gevolgen voor zowel de werknemer als de werkgever.
Een goedbedoelde oplossing kan onbedoeld leiden tot extra bijtelling of een complexe salarisadministratie.
Voorkomen blijft eenvoudiger dan achteraf herstellen.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. Tijdens zijn loopbaan begeleidde hij organisaties bij vraagstukken over rittenregistratie, fiscale regelgeving en de praktische toepassing daarvan. Via de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen en inzichten om werkgevers, HR-professionals, wagenparkbeheerders en financieel verantwoordelijken bewust te maken van veelvoorkomende aandachtspunten en fiscale risico's.