De ondernemingsraad is geen obstakel, maar juist een belangrijke gesprekspartner
Tijdens mijn loopbaan als accountmanager werd ik regelmatig uitgenodigd door grote organisaties en gemeenten om mee te denken over mobiliteitsvraagstukken.
Bij één gemeente bleef mij een gesprek altijd bij.
De organisatie beschikte over een wagenpark van ruim 900 voertuigen. Van vrachtwagens en veegmachines tot bestelwagens, servicevoertuigen en leaseauto's.
Niet voor ieder voertuig was een rittenregistratie noodzakelijk.
Een veegmachine neem je immers niet mee naar huis om 's avonds bij familie op bezoek te gaan.
De vraag van de wagenparkbeheerder was dan ook heel anders dan ik vaak hoorde.
"Wij willen beter inzicht in het gebruik van onze voertuigen."
Tijdens het gesprek bleek dat men vooral op zoek was naar betere stuurinformatie.
Een mooi voorbeeld waren de veegmachines.
Bepaalde onderdelen werden preventief vervangen na een vastgesteld aantal draaiuren.
Dat leek logisch.
Totdat we verder gingen kijken.
Met de juiste voertuigdata kun je namelijk onderscheid maken tussen:
-
de uren dat de motor draait;
-
de uren dat een machine daadwerkelijk aan het werk is;
-
en de uren waarin een voertuig stilstaat.
Daardoor kun je onderhoud veel nauwkeuriger plannen.
Sommige onderdelen blijken in de praktijk veel minder intensief gebruikt te worden dan op basis van de totale draaiuren wordt aangenomen.
Dat levert betere onderhoudsplanning op en kan onnodige vervanging voorkomen.
Mijn advies verraste de organisatie
Ik adviseerde om niet alleen de voertuigen met een fiscale rittenregistratie uit te rusten met een systeem.
Mijn advies was juist om het gehele wagenpark op dezelfde manier uit te rusten.
Niet omdat ieder voertuig fiscaal geregistreerd moest worden.
Maar omdat je daarmee binnen de organisatie geen onderscheid maakt tussen afdelingen of medewerkers.
Iedereen werkt met dezelfde uitgangspunten.
Iedereen weet waarvoor de gegevens worden gebruikt.
Juist die transparantie voorkomt vaak veel discussie.
"Dan moet eerst de ondernemingsraad ernaar kijken."
Dat was de eerste reactie.
En eerlijk gezegd vond ik dat een heel verstandige opmerking.
Een ondernemingsraad heeft immers de taak om kritisch mee te kijken wanneer een organisatie systemen invoert waarmee gegevens van medewerkers worden verwerkt.
De vraag is dan niet óf een systeem mag worden ingevoerd.
De vraag is:
Welke gegevens worden verzameld?
Waarom worden die gegevens verzameld?
Wie mag die gegevens inzien?
En misschien nog wel belangrijker:
Wie juist niet?
Daar begint een goed gesprek
Tijdens de gesprekken met de directie én de ondernemingsraad heb ik uitgebreid uitgelegd hoe een professioneel ritregistratiesysteem behoort te werken.
Niet iedere gebruiker hoeft dezelfde informatie te kunnen bekijken.
Juist daarom werken professionele systemen met verschillende gebruikersrollen en autorisaties.
Een wagenparkbeheerder heeft andere informatie nodig dan HR.
Een leidinggevende heeft andere bevoegdheden dan een systeembeheerder.
En een bestuurder moet erop kunnen vertrouwen dat privégegevens niet verder zichtbaar zijn dan noodzakelijk.
Dat sluit ook aan bij de uitgangspunten van het SKRRS-normenkader, waarin niet alleen fiscale betrouwbaarheid maar ook een zorgvuldige omgang met gegevens een belangrijke plaats inneemt.
De ondernemingsraad ging akkoord
Na meerdere gesprekken ontstond er begrip.
Niet omdat iemand de ondernemingsraad had overtuigd.
Maar omdat duidelijk werd welk doel de organisatie had.
Het systeem was niet bedoeld om medewerkers te controleren.
Het was bedoeld om:
-
onderhoud beter te plannen;
-
voertuigen efficiënter in te zetten;
-
fiscale verplichtingen correct uit te voeren waar dat nodig was;
-
en betrouwbare managementinformatie beschikbaar te maken.
Toen het doel eenmaal helder was, ontstond ook het draagvlak.
De implementatie is pas het begin
Wat ik in mijn loopbaan misschien wel het belangrijkst vond, gebeurde ná de ingebruikname.
Ik liet een organisatie niet los zodra de hardware was ingebouwd.
Juist in de eerste maanden ontstaan de meeste vragen.
Kloppen de rapportages?
Werken de autorisaties zoals afgesproken?
Zijn er processen die beter kunnen?
Door regelmatig terug te komen en samen de inrichting verder te verfijnen, groeit het vertrouwen in het systeem.
Mijn praktijkervaring
Van deze gemeente heb ik iets belangrijks geleerd.
Wees niet bang voor een ondernemingsraad.
Betrek de ondernemingsraad juist zo vroeg mogelijk.
Wanneer vanaf het begin duidelijk is waarom gegevens worden verzameld, welke informatie wordt vastgelegd en wie toegang krijgt tot die gegevens, ontstaat er meestal begrip in plaats van weerstand.
Een goed ritregistratiesysteem begint namelijk niet bij de techniek.
Het begint bij vertrouwen.
Ritmeester-tip
Bij de invoering van een ritregistratiesysteem is techniek vaak niet de grootste uitdaging.
Draagvlak binnen de organisatie is dat wel.
Door directie, wagenparkbeheer, HR én ondernemingsraad vanaf het begin te betrekken en heldere afspraken te maken over het doel, de autorisaties en het gebruik van gegevens, vergroot je de kans op een succesvolle implementatie aanzienlijk.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. Tijdens zijn loopbaan begeleidde hij organisaties bij de implementatie van ritregistratiesystemen, waarbij techniek, fiscale regelgeving, privacy en draagvlak binnen organisaties samenkwamen. Via de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen om werkgevers en wagenparkbeheerders te helpen weloverwogen keuzes te maken.