Er zit een gat in uw rittenregistratie. Wat nu?

U ontdekt dat een voertuig al weken of zelfs maanden geen ritten meer heeft geregistreerd.

Misschien is de GPS-ontvanger defect geweest.

Misschien is de communicatie met de server uitgevallen.

Of er was een technisch probleem waardoor de rittenregistratie tijdelijk niet heeft gewerkt.

De eerste reactie is vaak paniek.

"Hoe lossen we dit op?"

Gelukkig betekent een storing niet automatisch dat de complete rittenregistratie waardeloos is.

Wel is het belangrijk om direct de juiste stappen te nemen.

Stap 1: zorg dat het systeem weer functioneert

Voordat u de administratie gaat herstellen, moet eerst de oorzaak van de storing worden opgelost.

Zolang een systeem nog steeds geen ritten registreert, wordt het probleem alleen maar groter.

Controleer daarom waarom de registratie is uitgevallen en zorg ervoor dat het systeem weer correct functioneert.

Stap 2: onderzoek welke periode ontbreekt

Vervolgens brengt u in kaart over welke periode geen ritten zijn geregistreerd.

Hoe eerder een storing wordt ontdekt, hoe eenvoudiger het meestal is om de administratie alsnog aan te vullen.

Juist daarom zijn periodieke controles zo belangrijk.

Stap 3: reconstrueer de ontbrekende ritten

In de praktijk blijkt vaak dat er meer informatie beschikbaar is dan men in eerste instantie denkt.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • agenda's;

  • werkbonnen;

  • digitale afspraken;

  • tanktransacties;

  • onderhoudsgegevens;

  • afleverbonnen;

  • verklaringen van de bestuurder;

  • andere bedrijfsadministratie.

Al deze informatie kan helpen om ontbrekende ritten zo zorgvuldig mogelijk te reconstrueren.

Documenteer wat er is gebeurd

Wanneer sprake is geweest van een technische storing, leg dan ook vast waardoor deze is ontstaan.

In sommige situaties kan de leverancier aanvullende informatie verstrekken over de aard en de duur van de storing.

Bewaar dergelijke informatie zorgvuldig bij de administratie.

Niet omdat daarmee het probleem verdwijnt, maar omdat u later kunt uitleggen wat er is gebeurd en welke acties zijn ondernomen om de administratie zo volledig mogelijk te herstellen.

Transparantie is belangrijker dan perfectie

Ik heb in de praktijk geleerd dat een technische storing altijd kan voorkomen.

Geen enkel systeem is volledig storingsvrij.

Het belangrijkste is daarom niet om achteraf een perfect verhaal te creëren.

Het belangrijkste is dat u kunt laten zien:

  • wanneer de storing is ontdekt;

  • welke maatregelen direct zijn genomen;

  • hoe de ontbrekende ritten zijn gereconstrueerd;

  • welke onderbouwing daarbij is gebruikt.

Juist die transparantie maakt een administratie controleerbaar.

Voorkomen blijft beter dan herstellen

Het mooiste scenario is natuurlijk dat een storing al na enkele dagen wordt ontdekt.

Daarom adviseer ik organisaties altijd om periodiek steekproeven uit te voeren.

Niet omdat u uw leverancier niet vertrouwt.

Maar omdat techniek nu eenmaal kan uitvallen.

Een eenvoudige controle kost vaak maar enkele minuten.

Het herstellen van maanden aan ontbrekende ritten kost al snel vele uren en levert onnodige onzekerheid op.

Ritmeester-tip

Een technische storing hoeft niet direct een fiscaal probleem te worden.

Hoe sneller u een storing ontdekt, hoe eenvoudiger het is om ontbrekende ritten zorgvuldig te reconstrueren en de administratie weer volledig te maken.

Over de auteur

John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. Vanuit zijn praktijkervaring weet hij dat een betrouwbare rittenregistratie niet alleen afhankelijk is van techniek, maar vooral ook van tijdige controles, goede processen en een zorgvuldige administratie. Via de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen en inzichten om organisaties bewust te maken van veelvoorkomende aandachtspunten en fiscale risico's.