Een papieren rittenregistratie mag. Maar heeft u ook aan de AVG gedacht?
Enige tijd geleden schreef ik een artikel met de vraag: "Mag een rittenregistratie op papier?"
Het antwoord daarop is nog steeds hetzelfde.
Ja, dat mag.
Fiscaal is een papieren rittenregistratie toegestaan, mits deze volledig, juist en controleerbaar is.
Toch wil ik daar een belangrijk aandachtspunt aan toevoegen waar in de praktijk nauwelijks over wordt gesproken.
De privacy van uw medewerkers.
Een situatie uit de praktijk
Stel u voor.
Een medewerker komt aan het einde van de werkdag terug op kantoor en vult zijn rittenstaat in. Hij doet dat aan de balie of in de kantine.
Een collega loopt langs, kijkt even mee en zegt lachend:
"Zo Jan, vanmorgen iets later begonnen?"
Of:
"Zo... vanmiddag nog even een privéritje gemaakt?"
Vaak is dat bedoeld als een grap.
Maar eigenlijk gebeurt er op dat moment iets heel anders.
Een collega krijgt onbedoeld inzage in persoonsgegevens die hem helemaal niet aangaan.
Meer informatie dan u denkt
Een rittenregistratie bevat veel meer informatie dan alleen kilometerstanden.
Vaak zijn daarin ook terug te vinden:
- bezochte adressen;
- klantlocaties;
- privéadressen;
- werktijden;
- vertrek- en aankomsttijden;
- privéritten.
Dat zijn gegevens die zorgvuldig moeten worden behandeld.
Bij een papieren rittenregistratie zie ik in de praktijk regelmatig dat formulieren op een bureau blijven liggen, worden doorgegeven aan een leidinggevende of administratie, of tijdelijk in een postvak terechtkomen.
Dat hoeft niet direct te betekenen dat de AVG wordt overtreden, maar het vraagt wel om een zorgvuldige organisatie van deze gegevens.
Hoe is dit geregeld binnen een KRRS-keurmerksysteem?
Juist op dit punt zie je het verschil tussen een papieren administratie en een goed ingericht ritregistratiesysteem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen (SKRRS).
Binnen een keurmerksysteem zijn rollen en autorisaties een belangrijk onderdeel van de inrichting.
Iedere gebruiker ziet alleen de informatie die noodzakelijk is voor zijn of haar werkzaamheden.
Denk bijvoorbeeld aan:
- De bestuurder ziet zijn eigen ritten, inclusief de privéritten.
- Een planner kan, afhankelijk van zijn rol, alleen de actuele locatie van voertuigen zien om de planning uit te voeren.
- Een leidinggevende of manager krijgt alleen de informatie die noodzakelijk is voor zijn verantwoordelijkheid.
- HR kan ritten controleren wanneer dat nodig is voor de administratie.
- Een wagenparkbeheerder kan kilometerstanden gebruiken voor onderhoudsplanning, zonder toegang te hebben tot privacygevoelige ritgegevens.
Daarnaast worden wijzigingen binnen een keurmerksysteem vastgelegd in een audittrail. Hierdoor is achteraf altijd te zien wie een wijziging heeft aangebracht en wanneer dat is gebeurd.
Deze inrichting sluit aan bij de uitgangspunten van het Normenkader RRS en helpt organisaties om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan.
De praktijk is vaak weerbarstig
In kleinere organisaties, zoals een bouwbedrijf of schildersbedrijf, wordt hier vaak minder bij stilgestaan.
Men kent elkaar, vertrouwt elkaar en een papieren rittenstaat lijkt prima te werken.
Maar zodra organisaties groter worden, leaseauto's worden ingezet en ondernemingsraden of privacyvraagstukken een rol gaan spelen, zie ik dat de eisen aan een rittenregistratie veranderen.
Dan gaat het niet meer alleen over fiscaliteit.
Dan gaat het ook over privacy, verantwoordelijkheden en het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
Mijn advies
Een papieren rittenregistratie is fiscaal toegestaan.
Maar kijk daarbij niet alleen naar de fiscale regels.
Vraag uzelf ook af:
Hoe beschermen wij de privacy van onze medewerkers?
Juist die vraag wordt in de praktijk nog te weinig gesteld.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. In zijn loopbaan heeft hij honderden organisaties geadviseerd over ritregistratiesystemen, de inrichting van processen en de fiscale risico's die daarbij komen kijken.