Een kilometerstand kan kloppen… en toch kan de rittenregistratie onjuist zijn
Tijdens mijn loopbaan als accountmanager werd ik regelmatig gevraagd om bestaande rittenregistraties door te lichten. Niet omdat een organisatie direct een nieuw systeem wilde aanschaffen, maar omdat men wilde weten of de administratie ook daadwerkelijk controlebestendig was.
Bij één middelgroot bouwbedrijf bleef een situatie mij altijd bij.
De werkgever beschikte over een flink aantal bedrijfsbussen en hield de rittenregistratie nog volledig handmatig bij. Mijn opdracht was om de bestaande administratie te beoordelen, mijn bevindingen in een rapport vast te leggen en – indien nodig – een toolboxmeeting te verzorgen voor de medewerkers.
Mijn verleden hielp mij hierbij
Voordat ik de overstap maakte naar de wereld van de fiscale mobiliteit, heb ik ruim vijftien jaar in de bouw gewerkt als uitvoerder.
Daardoor kende ik de dagelijkse praktijk.
En eerlijk gezegd kende ik ook veel manieren waarop vroeger met bedrijfsauto's werd omgegaan.
Zoals het gezegde luidt:
"Je moet een aap niet leren klimmen."
Juist doordat ik de praktijk kende, keek ik niet alleen naar de cijfers op papier, maar ook naar het gedrag achter die cijfers.
Op papier leek alles perfect
Tijdens de controle vielen mij geen grote afwijkingen op.
De kilometerstanden sloten netjes op elkaar aan.
Er waren geen ontbrekende formulieren.
Op het eerste gezicht leek de administratie zelfs uitstekend op orde.
Toch viel mij na verloop van tijd een patroon op.
Bij veel ritten werd de afstand nét iets ruimer genoteerd dan daadwerkelijk werd gereden.
Een woon-werkrit van vijf kilometer werd bijvoorbeeld zes kilometer.
Een zakelijke rit van 38 kilometer werd 42 kilometer.
Per rit stelde dat nauwelijks iets voor.
Maar over een langere periode ontstond daardoor een papieren kilometerstand die langzaam voor begon te lopen op de werkelijke kilometerstand van het voertuig.
Er werd ongemerkt een "voorraad" kilometers opgebouwd
Die extra kilometers werden niet direct gebruikt.
Ze werden als het ware gespaard.
Wanneer een bedrijfsbus vervolgens in een weekend voor een privédoel werd gebruikt – bijvoorbeeld voor een verhuizing of een klus aan huis – werd die rit niet geregistreerd.
Na het weekend liep de werkelijke kilometerstand weer gelijk met de kilometerstand die eerder al op papier was vastgelegd.
De administratie leek daardoor volledig in balans.
Maar de werkelijkheid was anders.
Juist dát maakt een handmatige rittenregistratie kwetsbaar.
Niet omdat iedere medewerker verkeerde bedoelingen heeft, maar omdat een papieren administratie ruimte laat om achteraf aanpassingen te doen die moeilijk controleerbaar zijn.
De werkgever had zelf al twijfels
Tijdens ons gesprek vertelde de werkgever dat hij een bedrijfsbus in een weekend had zien rijden, terwijl volgens de administratie het voertuig die dag niet gebruikt zou zijn.
Hij kon zijn vermoeden alleen niet onderbouwen.
Dat was precies de reden waarom hij mij had gevraagd de rittenregistratie onafhankelijk te beoordelen.
Een controle komt vaak onverwacht
Tijdens de toolboxmeeting gebruikte ik een voorbeeld dat veel indruk maakte.
Stel dat de Belastingdienst tijdens een controleactie een bedrijfsbus fotografeert terwijl deze op zaterdag onderweg is.
Maanden later wordt de rittenregistratie opgevraagd.
Volgens de administratie stond het voertuig dat hele weekend stil.
De foto laat iets anders zien.
Dan ontstaat een verschil dat de werkgever én de werknemer moeten kunnen verklaren.
Een rittenregistratie wordt namelijk niet alleen beoordeeld op de kilometerstanden, maar ook op de geloofwaardigheid van de volledige administratie.
Vertrouwen is belangrijk, maar controle ook
Deze praktijkervaring heeft mij opnieuw geleerd dat een werkgever niet alleen moet vertrouwen op de goede bedoelingen van medewerkers.
Regelmatige steekproeven zijn minstens zo belangrijk.
Vergelijk kilometerstanden met onderhoudsgegevens.
Controleer of ritten logisch aansluiten op agenda's, werkbonnen of tanktransacties.
Juist door regelmatig te controleren, worden afwijkingen vroegtijdig zichtbaar en kunnen misverstanden of fouten worden voorkomen.
Duidelijke afspraken voorkomen discussie
Mijn advies aan deze werkgever ging daarom verder dan alleen de rittenregistratie.
Ik adviseerde om duidelijke afspraken vast te leggen in een autoreglement of voertuigregeling.
Daarin hoort onder meer te staan:
- wanneer een voertuig gebruikt mag worden;
- of privégebruik is toegestaan;
- hoe ritten geregistreerd moeten worden;
- welke controles de werkgever uitvoert;
- en welke verantwoordelijkheid zowel werkgever als werknemer daarbij hebben.
Wanneer beide partijen deze afspraken ondertekenen, ontstaat vooraf duidelijkheid en worden veel discussies achteraf voorkomen.
Goed werkgeverschap en maatschappelijk verantwoord ondernemen
Een correcte rittenregistratie gaat uiteindelijk verder dan alleen fiscale regelgeving.
Het laat ook zien hoe een organisatie omgaat met eigendommen, verantwoordelijkheden en onderling vertrouwen.
Werkgevers die duidelijke afspraken maken, medewerkers goed informeren en regelmatig controleren, investeren niet alleen in een betrouwbare administratie, maar ook in een professionele bedrijfscultuur.
Dat past bij goed werkgeverschap én bij maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).
Mijn praktijkervaring
Deze situatie heeft mij nogmaals bevestigd dat een papieren rittenregistratie fiscaal is toegestaan, maar tegelijkertijd kwetsbaar blijft wanneer controles achterwege blijven.
Een werkgever hoeft zijn medewerkers niet te wantrouwen.
Maar een goede werkgever zorgt er wel voor dat de administratie controleerbaar blijft.
Vertrouwen en controle sluiten elkaar namelijk niet uit.
Integendeel.
Juist samen vormen zij de basis voor een betrouwbare rittenregistratie.
Ritmeester-tip
Een papieren rittenregistratie kan volledig voldoen aan de fiscale eisen, mits deze volledig, juist en controleerbaar wordt bijgehouden. Voer daarom regelmatig steekproeven uit, leg afspraken schriftelijk vast en zorg ervoor dat medewerkers begrijpen waarom een correcte rittenregistratie belangrijk is. Voorkomen is uiteindelijk altijd eenvoudiger dan achteraf verklaren.