Goedkoop is soms duurkoop: een praktijkvoorbeeld uit mijn tijd als adviseur ritregistratie
Tijdens mijn jaren in de wereld van ritregistratiesystemen werd ik uitgenodigd door een organisatie die op zoek was naar een fiscaal sluitende rittenregistratie. Het bedrijf stond op het punt om 23 nieuwe bestelbussen aan te schaffen.
Na mijn demonstratie van een SKRRS-gecertificeerd ritregistratiesysteem vertelde de wagenparkverantwoordelijke dat de keuze waarschijnlijk al was gemaakt.
"De fabrikant levert zelf al een ritregistratie-app mee. Waarom zou ik nog een extern systeem aanschaffen?"
Een logische vraag.
Ik heb vervolgens uitgelegd dat een ritregistratie die door een autofabrikant wordt aangeboden niet automatisch betekent dat deze ook voldoet aan de eisen die worden gesteld aan een fiscaal sluitende rittenregistratie. Voor zover mij bekend beschikte het systeem waarover wij spraken niet over een SKRRS-certificering.
Ik heb daarbij onder andere de volgende aandachtspunten besproken:
- Wat gebeurt er wanneer de verbinding tijdelijk wegvalt? Krijgt de gebruiker daarvan een melding?
- Hoe worden meerdere bestuurders van één bedrijfsbus geregistreerd?
- Kan vooraf worden vastgelegd of een rit zakelijk, privé of woon-werkverkeer is?
- Hoe wordt voldaan aan de eisen rondom gegevensintegriteit en audit-trails?
- Van wie zijn de gegevens en hoe zijn AVG-aspecten geregeld?
- Hoeveel administratief werk blijft er uiteindelijk over om de rittenregistratie compleet te maken?
Een autofabrikant is gespecialiseerd in het bouwen van voertuigen. Dat sommige fabrikanten daarnaast een ritregistratiefunctie aanbieden is begrijpelijk en kan voor veel gebruikers een handige extra service zijn. Maar een handige app is niet automatisch hetzelfde als een fiscaal gecertificeerd ritregistratiesysteem.
De organisatie besloot uiteindelijk toch gebruik te maken van het systeem dat standaard in de voertuigen aanwezig was. De eerste twaalf maanden waren immers inbegrepen bij de aanschaf van de bussen.
Daar liet ik het bij.
Ik heb de keuze niet bekritiseerd en ook niet geprobeerd deze af te dwingen. Ik had mijn verhaal verteld, de aandachtspunten uitgelegd en de organisatie zelf laten ervaren hoe het systeem in de praktijk functioneerde.
Ongeveer zeven maanden later ging mijn telefoon.
Dezelfde contactpersoon vroeg of ik nog eens langs wilde komen.
De praktijk bleek namelijk anders uit te pakken dan vooraf was verwacht. Er ontbraken ritten, er was sprake van dataverlies zonder duidelijke melding en het kostte veel tijd om de administratie handmatig aan te vullen en sluitend te krijgen.
Na dat gesprek koos de organisatie alsnog voor een SKRRS-gecertificeerd ritregistratiesysteem.
De les die ik daaruit heb geleerd
Niet iedere goedkope oplossing is uiteindelijk de voordeligste keuze.
En niet iedere standaardvoorziening is automatisch geschikt voor fiscale doeleinden.
Mijn advies is daarom altijd hetzelfde geweest:
Laat u goed informeren. Stel kritische vragen. Begrijp de verschillen tussen gemak en fiscale zekerheid. En maak vervolgens een keuze die past bij uw organisatie.
Soms blijkt een iets hogere investering aan het begin uiteindelijk veel goedkoper dan achteraf tijd, frustratie en fiscale risico's oplossen.
Dat is precies waarom een goed advies waardevol is. Niet om iemand ergens van te overtuigen, maar om ervoor te zorgen dat een organisatie een weloverwogen beslissing kan nemen.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. In zijn loopbaan heeft hij honderden organisaties geadviseerd over ritregistratiesystemen, de inrichting van processen en de fiscale risico's die daarbij komen kijken.
In de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen, aandachtspunten en inzichten om werkgevers en wagenparkbeheerders bewust te maken van onderwerpen die tijdens een fiscale controle van belang kunnen zijn.