Uw ritregistratiesysteem is uitgevallen. Wanneer merkt u dat eigenlijk?
Veel organisaties vertrouwen erop dat hun ritregistratiesysteem automatisch alle ritten registreert.
En dat is ook precies de bedoeling.
Maar wat gebeurt er wanneer het systeem ongemerkt stopt met registreren?
In mijn loopbaan ben ik ooit uitgenodigd door een organisatie die al geruime tijd gebruikmaakte van een automatisch ritregistratiesysteem.
Tijdens een interne controle kwam men erachter dat van enkele voertuigen over een langere periode helemaal geen rittenregistratie beschikbaar was.
De eerste reactie was begrijpelijk.
"Dat is toch de schuld van de leverancier?"
Maar zo eenvoudig ligt het helaas niet.
De werkgever blijft verantwoordelijk
Een ritregistratiesysteem is een hulpmiddel.
De verantwoordelijkheid voor een volledige en controleerbare rittenregistratie blijft uiteindelijk bij de werkgever.
Dat betekent ook dat een organisatie periodiek moet controleren of het systeem nog correct functioneert.
Wanneer maandenlang geen ritten worden geregistreerd zonder dat iemand dit opmerkt, zegt dat niet alleen iets over de techniek, maar ook over de interne controle.
Het Normenkader kijkt verder dan alleen registreren
Binnen het Normenkader RitRegistratieSystemen worden niet alleen eisen gesteld aan het registreren van ritten.
Ook het signaleren van storingen en onderbrekingen is een belangrijk onderdeel van een betrouwbaar ritregistratiesysteem.
Bij een SKRRS-gecertificeerd systeem mag daarom worden verwacht dat storingen, manipulaties of andere afwijkingen zichtbaar worden gemaakt, zodat een beheerder binnen de organisatie tijdig kan ingrijpen.
Juist daarom worden leveranciers van gecertificeerde systemen periodiek gecontroleerd via onafhankelijke audits.
Het doel daarvan is niet alleen vaststellen dát een systeem ritten registreert, maar ook dat het betrouwbaar blijft functioneren wanneer zich uitzonderlijke situaties voordoen.
Techniek blijft techniek
Geen enkel technisch systeem is volledig storingsvrij.
Een GPS-antenne kan defect raken.
Een voedingskabel kan beschadigd raken.
Een communicatieverbinding kan uitvallen.
Of een onderdeel raakt defect zonder dat een bestuurder daar direct iets van merkt.
Dat zijn situaties die zich in de praktijk nu eenmaal kunnen voordoen.
De vraag is daarom niet óf een storing kan ontstaan.
De vraag is vooral:
Wanneer ontdekt u dat er iets mis is?
En als het toch gebeurt?
Wanneer blijkt dat een periode geen ritten is geregistreerd, is snel handelen belangrijk.
Allereerst moet de oorzaak van de storing worden opgelost zodat het systeem weer correct functioneert.
Vervolgens zal moeten worden onderzocht of de ontbrekende ritten alsnog kunnen worden gereconstrueerd.
Denk bijvoorbeeld aan:
-
agenda's;
-
werkbonnen;
-
bezoekrapporten;
-
tankgegevens;
-
handmatige aantekeningen;
-
andere beschikbare bedrijfsinformatie.
In sommige gevallen kan ook de leverancier inzicht geven in de aard en duur van de storing.
Hoewel techniek nooit volledig uit te sluiten is, blijft het belangrijk om een ontstane onderbreking zorgvuldig te documenteren.
Controle voorkomt verrassingen
Het praktijkvoorbeeld dat ik hierboven beschrijf, had waarschijnlijk veel eerder aan het licht kunnen komen wanneer regelmatig steekproeven of controles waren uitgevoerd.
Een ritregistratiesysteem is geen apparaat dat u één keer laat installeren en daarna kunt vergeten.
Juist periodieke controle zorgt ervoor dat storingen tijdig worden ontdekt en de betrouwbaarheid van de administratie behouden blijft.
Ritmeester-tip
Controleer niet alleen of uw ritregistratiesysteem aanwezig is, maar ook of het daadwerkelijk nog alle ritten registreert.
Een eenvoudige periodieke controle kan voorkomen dat een kleine technische storing uitgroeit tot een groot fiscaal probleem.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. Vanuit zijn praktijkervaring weet hij dat een betrouwbaar ritregistratiesysteem niet alleen afhankelijk is van techniek, maar ook van goede processen, periodieke controles en kennis van de fiscale regelgeving. Via de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen en inzichten om organisaties bewust te maken van veelvoorkomende aandachtspunten en fiscale risico's.