Vereenvoudigde rittenregistratie: een goede regeling, maar niet voor iedere situatie
Tijdens mijn loopbaan als accountmanager bezocht ik een organisatie met een groot aantal bestelbussen.
Tijdens het gesprek vroeg ik hoe de ritten werden geregistreerd.
De werkgever antwoordde vol overtuiging:
"Wij maken gebruik van de vereenvoudigde rittenregistratie."
Op zichzelf is daar natuurlijk niets mis mee.
Sterker nog, de Belastingdienst biedt deze mogelijkheid juist voor situaties waarin medewerkers op één werkdag zoveel korte zakelijke ritten maken dat een volledige rittenregistratie praktisch nauwelijks uitvoerbaar is.
In zo'n situatie worden de begin- en eindkilometerstand van de werkdag geregistreerd en hoeven de afzonderlijke zakelijke ritten niet allemaal apart te worden vastgelegd.
Tot dat moment leek alles prima geregeld.
Doorvragen maakt vaak het verschil
Tijdens het gesprek stelde ik nog een paar aanvullende vragen.
"Gaan de bestelbussen ook mee naar huis?"
"Ja."
"Worden er onderweg weleens privéboodschappen gedaan?"
"Dat gebeurt weleens."
"Worden er ook kinderen opgehaald of andere privéritten gemaakt?"
"Ja, soms wel."
Op dat moment begon ik te twijfelen of de vereenvoudigde rittenregistratie in deze situatie wel op de juiste manier werd toegepast.
Niet omdat de werkgever bewust iets verkeerd wilde doen.
Integendeel.
Hij was ervan overtuigd dat hij de regeling correct toepaste.
Geen discussie, maar de bron raadplegen
In zulke situaties probeerde ik nooit een welles-nietesdiscussie te voeren.
Als de gelegenheid zich voordeed, koos ik liever voor een andere aanpak.
Ik belde de Belastingdienst.
Uiteraard zonder namen van het bedrijf of medewerkers te noemen.
Ik legde de volledige praktijksituatie voor alsof het mijn eigen werkgever betrof.
Binnen korte tijd werd duidelijk dat de vereenvoudigde rittenregistratie in deze situatie niet op de juiste wijze werd toegepast.
De regeling is bedoeld voor specifieke omstandigheden en kent duidelijke voorwaarden. Zodra de praktijk daarvan afwijkt, moet worden beoordeeld of deze regeling nog wel passend is.
De kracht van onafhankelijk advies
Dat telefoongesprek veranderde het hele gesprek.
Niet omdat ik mijn gelijk wilde halen.
Maar omdat de uitleg rechtstreeks afkomstig was van de instantie die de fiscale regelgeving uitvoert.
Daardoor ontstond begrip in plaats van discussie.
Ongeveer een maand later werd ik opnieuw uitgenodigd.
Niet om een ritregistratiesysteem te verkopen.
Maar om tijdens een bijeenkomst aan de medewerkers uit te leggen hoe de regeling werkt, welke voorwaarden eraan verbonden zijn en welke gevolgen een onjuiste toepassing kan hebben.
Ik heb die organisatie uiteindelijk geen systeem verkocht.
Wel hield ik er een tevreden werkgever aan over die mij later met overtuiging aanbeval bij collega's en relaties.
Voor mij was dat minstens zo waardevol.
Mijn praktijkervaring
In ruim achttien jaar heb ik geleerd dat de meeste fouten niet ontstaan door onwil.
Werkgevers proberen het vaak juist goed te regelen.
Alleen zijn fiscale regels soms complexer dan ze op het eerste gezicht lijken.
Juist daarom is het verstandig om bij twijfel niet uit te gaan van aannames of ervaringen van anderen, maar de regelgeving of de Belastingdienst zelf te raadplegen.
Dat voorkomt discussies achteraf en geeft duidelijkheid voordat er problemen ontstaan.
Een goedbedoelde oplossing is namelijk niet automatisch de juiste oplossing.
Soms kan één telefoontje naar de Belastingdienst meer duidelijkheid geven dan een lange discussie.
Ritmeester-tip
Een vereenvoudigde rittenregistratie kan veel administratief werk besparen.
Maar controleer altijd of uw situatie daadwerkelijk voldoet aan de voorwaarden die de Belastingdienst aan deze regeling stelt.
Voorkomen blijft uiteindelijk eenvoudiger dan genezen.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. Tijdens zijn loopbaan begeleidde hij organisaties bij vraagstukken over rittenregistratie, fiscale regelgeving en de praktische toepassing daarvan. Via de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen en inzichten om werkgevers, HR-professionals, wagenparkbeheerders en financieel verantwoordelijken bewust te maken van veelvoorkomende aandachtspunten en fiscale risico's.