De vergeten btw-correctie bij auto's met bijtelling
Tijdens mijn loopbaan als accountmanager werd vaak gedacht dat ik bij bedrijven langskwam om een ritregistratiesysteem of een blackbox te verkopen.
Maar eerlijk gezegd was dat nooit mijn uitgangspunt.
Ik zei altijd:
"Ik verkoop geen hardware, ik verkoop advies. Pas daarna kijken we welke oplossing het beste bij de organisatie past."
Een goede inventarisatie begint namelijk niet met een product, maar met het stellen van de juiste vragen.
Juist door goed te luisteren ontdek je vaak onderwerpen waar een werkgever zelf nog niet bij heeft stilgestaan.
Een accountant bracht mij aan tafel
Bij een MKB-bedrijf werd ik uitgenodigd omdat de accountant had aangegeven dat voor een aantal bedrijfsvoertuigen een sluitende rittenregistratie noodzakelijk was.
Het ging om zeven leasevoertuigen waarvoor geen bijtelling werd toegepast.
De rittenregistratie was bedoeld als fiscale onderbouwing om aan te tonen dat de bestuurders binnen de grens van maximaal 500 kilometer privégebruik bleven.
De werkgever wilde daarom onderzoeken welk ritregistratiesysteem het beste bij zijn organisatie zou passen.
Op het eerste gezicht leek dat een overzichtelijk gesprek.
Maar tijdens mijn inventarisatie stelde ik nog een aantal aanvullende vragen.
Er stonden ook nog vier leaseauto's met bijtelling
Naast de zeven voertuigen bleek het bedrijf ook vier leaseauto's te hebben waarvoor de werknemers gewoon bijtelling betaalden.
De werkgever ging ervan uit dat deze auto's fiscaal volledig geregeld waren.
Ik stelde daarom een eenvoudige vraag:
"Hoe verwerken jullie de btw-correctie voor het privégebruik van deze auto's?"
Het bleef even stil.
De werkgever keek mij aan en antwoordde:
"Welke btw-correctie bedoel je?"
Bijtelling en btw zijn twee verschillende regelingen
Dat is iets wat ik tijdens mijn loopbaan vaker ben tegengekomen.
Veel werkgevers denken dat wanneer een werknemer bijtelling betaalt, alle fiscale verplichtingen rondom de auto van de zaak automatisch zijn geregeld.
Dat is niet altijd het geval.
De bijtelling heeft betrekking op de loonheffing en het privégebruik van de auto door de werknemer.
Daarnaast moet een werkgever beoordelen hoe het privégebruik van zakelijke auto's voor de btw wordt verwerkt.
Daarbij is van belang of de btw op kosten van de auto geheel of gedeeltelijk in aftrek is gebracht en of er sprake is van privégebruik.
Om het werkelijke privégebruik te kunnen onderbouwen, kan een betrouwbare rittenregistratie een belangrijk hulpmiddel zijn.
Ontbreekt die onderbouwing, dan zal de werkgever het privégebruik op een andere fiscaal toegestane manier moeten bepalen.
"Maar mijn werknemers willen geen ritregistratie"
Tijdens hetzelfde gesprek bracht de werkgever nog een ander punt naar voren.
"Voor die vier leaseauto's zie ik dat eigenlijk niet zitten. Die werknemers betalen gewoon bijtelling. Bovendien krijg ik dan alleen maar discussies over privacy."
Ook dat argument hoorde ik regelmatig.
Veel werknemers denken dat een ritregistratiesysteem automatisch betekent dat de werkgever precies kan zien waar zij tijdens privéritten zijn geweest.
Ik heb uitgelegd dat fiscaliteit en privacy twee verschillende onderwerpen zijn.
Een werknemer die bijtelling betaalt, heeft daarmee de mogelijkheid om de auto privé te gebruiken.
Dat betekent echter niet dat een werkgever zonder meer alle details van privéritten hoeft of mag inzien.
Juist daarom zijn een goede inrichting van het systeem en duidelijke gebruikersrechten belangrijk.
Het Normenkader en het SKRRS-keurmerk besteden aandacht aan de manier waarop toegang tot gegevens wordt ingericht.
Een bestuurder moet bijvoorbeeld zijn eigen ritten kunnen beheren en privéritten als privé kunnen markeren.
De gegevens blijven onderdeel van de rittenregistratie, maar privacygevoelige informatie hoort alleen toegankelijk te zijn voor gebruikers die deze informatie vanuit hun functie nodig hebben.
Daarom werken professionele systemen met verschillende rollen en autorisaties.
Niet iedere gebruiker hoeft namelijk alle gegevens te kunnen bekijken.
Toen ik dat had uitgelegd, keek de werkgever heel anders naar een ritregistratiesysteem.
Het ging ineens niet alleen meer over fiscale verplichtingen, maar ook over het zorgvuldig omgaan met de privacy van werknemers.
Van zeven naar elf voertuigen
Ik was die ochtend gekomen om te praten over zeven bedrijfsvoertuigen.
Aan het einde van het gesprek hadden we het over het complete wagenpark.
Niet omdat de werkgever iets verkeerd had gedaan.
Integendeel.
Hij wilde zijn zaken juist goed regelen.
Alleen bleek dat de oorspronkelijke vraag breder was dan alleen:
"Welk ritregistratiesysteem hebben we nodig voor deze zeven auto's?"
De volledige situatie rondom het wagenpark moest worden bekeken.
Een rittenregistratie kan namelijk meerdere functies hebben:
- het onderbouwen van het zakelijke en privégebruik;
- het ondersteunen van fiscale verplichtingen;
- het inzichtelijk maken van het werkelijke gebruik van voertuigen;
- en dit alles op een manier waarbij rekening wordt gehouden met privacy.
Een gesprek met de accountant
De werkgever heeft vervolgens contact opgenomen met zijn accountant om de volledige situatie opnieuw te beoordelen.
Precies zoals het hoort.
Wanneer meerdere fiscale regelingen samenkomen, is het verstandig om naar het totale wagenpark te kijken en niet alleen naar de voertuigen waarvoor in eerste instantie een rittenregistratie wordt gezocht.
Mijn praktijkervaring
Dit praktijkverhaal bevestigde voor mij opnieuw dat een goed advies nooit begint met een product.
Een goede inventarisatie begint met luisteren en het stellen van de juiste vragen.
Achter de vraag:
"Ik zoek een ritregistratiesysteem voor zeven voertuigen."
bleek uiteindelijk een breder fiscaal vraagstuk te zitten.
Juist door verder te kijken ontdek je soms aandachtspunten waar een organisatie zelf nog niet bij heeft stilgestaan.
En dat is precies de reden waarom een goede inventarisatie zoveel waarde heeft.
Ritmeester-tip
Een rittenregistratie is veel meer dan alleen een hulpmiddel om aan te tonen dat een werknemer minder dan 500 privékilometer per jaar rijdt.
Afhankelijk van de inrichting van het wagenpark kan een betrouwbare registratie ook bijdragen aan het inzichtelijk maken van het werkelijke gebruik van voertuigen en het ondersteunen van fiscale onderbouwing.
Kijk daarom altijd naar het totale plaatje en niet alleen naar de oorspronkelijke vraag.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak.
Tijdens zijn loopbaan begeleidde hij organisaties bij vraagstukken over rittenregistratie, fiscale regelgeving en de praktische toepassing daarvan.
Via de kennisbank van Ritmeester-Consultancy deelt hij praktijkervaringen en inzichten om werkgevers, HR-professionals, wagenparkbeheerders en financieel verantwoordelijken bewust te maken van veelvoorkomende aandachtspunten rondom de auto van de zaak.