"Ons ritregistratiesysteem werkte niet. De leverancier is toch verantwoordelijk?"
Toen ik jaren geleden werd uitgenodigd bij een organisatie die al gebruikmaakte van een automatisch ritregistratiesysteem, trof ik een teleurgestelde werkgever aan.
Tijdens een controle was ontdekt dat van meerdere voertuigen over een langere periode geen rittenregistratie beschikbaar was.
De frustratie was begrijpelijk.
"Wij hebben toch een systeem gekocht? Dan mag je er toch vanuit gaan dat alles goed geregistreerd wordt?"
En daar zit precies een veelvoorkomend misverstand.
Een ritregistratiesysteem is een hulpmiddel
Een ritregistratiesysteem ondersteunt een organisatie bij het registreren van ritten.
Maar daarmee wordt de verantwoordelijkheid niet overgedragen aan de leverancier.
De werkgever blijft verantwoordelijk voor een volledige, juiste en controleerbare rittenregistratie.
Dat betekent ook dat een organisatie periodiek moet controleren of het systeem nog correct functioneert en of de administratie nog aansluit op de fiscale eisen.
Vertrouwen is goed, controleren is noodzakelijk
In de praktijk zie ik regelmatig dat een ritregistratiesysteem jarenlang probleemloos lijkt te functioneren.
Niemand kijkt er nog naar om.
De ritten komen automatisch binnen, rapportages worden gemaakt en iedereen gaat ervan uit dat alles klopt.
Totdat er tijdens een interne controle of een controle door de Belastingdienst blijkt dat een voertuig al langere tijd geen ritten meer registreert.
Op dat moment wordt vaak als eerste naar de leverancier gekeken.
Dat is begrijpelijk.
Een technisch systeem kan immers defect raken.
Maar juist daarom blijft controle binnen de eigen organisatie noodzakelijk.
Het Normenkader ondersteunt die verantwoordelijkheid
Binnen het Normenkader RitRegistratieSystemen worden eisen gesteld aan de betrouwbaarheid van een ritregistratiesysteem.
Daaronder vallen ook voorzieningen om storingen of onderbrekingen zichtbaar te maken.
Bij een SKRRS-gecertificeerd systeem mag daarom worden verwacht dat afwijkingen worden gesignaleerd, zodat een beheerder tijdig actie kan ondernemen.
Maar een melding heeft alleen waarde wanneer iemand die melding ook daadwerkelijk ziet, beoordeelt en opvolgt.
Daar ligt de verantwoordelijkheid van de organisatie.
Goede processen zijn minstens zo belangrijk als goede techniek
Een betrouwbaar ritregistratiesysteem bestaat uit meer dan hardware en software.
Het vraagt ook om duidelijke werkafspraken.
Wie controleert de rapportages?
Wie ontvangt storingsmeldingen?
Wie controleert of alle voertuigen daadwerkelijk ritten registreren?
En wat gebeurt er wanneer een afwijking wordt geconstateerd?
Juist die organisatorische kant wordt nog weleens onderschat.
Mijn praktijkervaring
Tijdens het gesprek met deze organisatie begreep ik de teleurstelling over het uitgevallen systeem.
Maar ik heb ook uitgelegd dat techniek nooit volledig storingsvrij is.
Daarom is periodieke controle zo belangrijk.
Een eenvoudige steekproef had waarschijnlijk veel eerder zichtbaar gemaakt dat de registratie van enkele voertuigen was gestopt.
Daardoor had het probleem beperkt kunnen blijven.
Ritmeester-tip
Een ritregistratiesysteem neemt veel administratief werk uit handen.
Maar het neemt de verantwoordelijkheid niet over.
Juist door periodiek te controleren of het systeem nog correct functioneert, voorkomt u dat een technische storing ongemerkt uitgroeit tot een fiscaal risico.
Over de auteur
John Verburg heeft ruim 18 jaar praktijkervaring op het gebied van fiscale kilometerregistratie en de fiscale aspecten van de auto van de zaak. Vanuit zijn praktijkervaring weet hij dat een betrouwbaar ritregistratiesysteem niet alleen afhankelijk is van techniek, maar vooral ook van goede processen, periodieke controles en duidelijke verantwoordelijkheden binnen een organisatie. Via de kennisbank van Ritmeester Consultancy deelt hij praktijkervaringen en inzichten om organisaties bewust te maken van veelvoorkomende aandachtspunten en fiscale risico's.